Positionnement

Le/la gestionnaire administratif.ve et financier est rattaché.e au Pôle Coopération Internationale au sein de la Direction des Relations Internationales, sous la supervision du chargé de projets et responsable du pôle coopération internationale. 

Il/elle sera chargé.e du suivi administratif et financier dans le cadre du projet de renforcement et de professionnalisation du REFESP (Réseau Francophone des Ecoles de Santé Publique), financé par une subvention accordée à l’EHESP par Expertise France.

Il/elle aura un lien fonctionnel avec le chargé de mission auprès de la présidence du REFESP et sera en interaction régulière avec les services support de l’Ecole (notamment la DAF) et la gestionnaire de projet Expertise France.

Missions

Les principales missions confiées sont les suivantes :

Gestion financière de la subvention

• Gestion administrative et financière du contrat de subvention entre Expertise France et l’EHESP

• Contrôle général du respect du contrat de subvention en cohérence avec les procédures d’Expertise France et de l’EHESP (livrables, rapports, délais etc.)

• Création, mise en place et mise à jour régulière des outils de suivi nécessaires au pilotage de la subvention (suivi des recettes et des dépenses à posteriori, gestion prévisionnelle des dépenses et des demandes de versement, tableau de bord du projet etc.)

• Vérification de l’éligibilité des dépenses envisagées

• Gestion de la contractualisation d’experts et de prestataires (préparation des contrats, mise en signature, suivi)

• Gestion des éventuels marchés publics passés dans le cadre de la subvention

• Collecte de l’ensemble des pièces justificatives auprès des experts, fournisseurs et prestataires (feuilles de temps, factures, cartes d’embarquement, feuilles de présence etc.)

• Préparation des rapports financiers sur la base des justificatifs compilés en collaboration avec la Direction des Affaires Financières (DAF)

• Anticipation d’éventuelles problématiques contractuelles, administratives ou financières dans la mise en œuvre du projet et alerte en cas de besoin (dépassements budgétaires, pièces manquantes, dépenses inéligibles etc.)

• Gestion des éventuels avenants au contrat

• Support pendant les audits prévus dans le cadre du projet

Support administratif global au REFESP

• Appui à l’organisation de réunions et de formations à distance

• Rédaction de comptes-rendus pour les réunions clés du réseau et du projet (assemblées générales, comités de pilotage etc.)

• Gestion des recettes et dépenses du REFESP en lien avec le conseiller bancaire du compte de l’association

• Gestion des appels à cotisations des membres et suivi des encaissements

• Organisation logistique des déplacements (achats des billets de train / avion, rédaction des ordres de mission, demandes de visa, réservation d’hôtels etc.)

• Appui à l’organisation d’événements

• Support au contrôle qualité et mise en page des présentations et livrables

• Support pour la communication autour du projet REFESP (mise à jour du site internet, posts LinkedIn etc.)

Support transversal aux autres projets internationaux portés par la Direction des Relations Internationales

• En fonction de l’activité, appuyer la gestion administrative, financière et logistique des autres projets de coopération portés par la Direction des Relations Internationales

Profil souhaité

-        Diplôme bac/ bac+2 en gestion, administration, finances ou comptabilité, ou équivalent

-        Maîtrise des fondamentaux de la gestion de projets et des composantes administratives, financières et juridiques en particulier (cycle du projet, règles financières et juridiques)

-        Très bonnes capacités de communication écrites et orales (comptes rendus, contrats etc.)

-        Très bonne maîtrise des outils bureautiques (maîtrise avancée d’Excel)

-        Excellente maîtrise du français (écrit et oral)

-        Une expérience en administration publique est un avantage

-        La maîtrise de l’anglais est un avantage

Expérience

-    Expérience souhaitée en matière de gestion financière et contractuelle (une expérience à caractère international est un atout additionnel)

-        Une expérience dans la gestion de subventions publiques est un avantage

-        Connaissance des règles bailleurs AFD /Expertise France est un avantage

Aptitudes

-        Forte capacité de travail en équipe

-        Sens de l’organisation, de la rigueur et de l’anticipation

-        Sens de la diplomatie, très bon relationnel

-        Esprit d’initiative, autonomie et réactivité

-        Goût des chiffres

-        Capacités rédactionnelle (français) d’analyse et de synthèse

Renseignements

Poste de catégorie B à temps plein basé à Rennes avec déplacements fréquents attachés aux activités développées, en France ou à l’étranger. Prise de poste souhaitée fin 2025.

Lieu d’exercice : EHESP – 15 avenue du Professeur Léon Bernard - 35043 Rennes Cedex

Déplacements occasionnels à prévoir, en France voire à l’étranger en fonction des besoins du projet

Durée : CDD de 12 mois, renouvelable.

CV et lettre de motivation à envoyer à : international[at]ehesp.fr et à job-ref-ix4y8qy74x[at]emploi.beetween.com

Date limite de candidature : 30 octobre

Date des entretiens : 6 ou 7 novembre

Renseignements sur le poste : samuel.hilyer[at]ehesp.fr