Vous assisterez le dirigeant co-fondateur à qui vous serez directement rattaché.e. Dans le cadre de l’accélération de notre croissance, nous recherchons un(e) executive assistant(e) qui sera un membre clé de la Direction, interlocuteur privilégié pour le management, les équipes, nos investisseurs et nos clients. Vos talents d’organisation et d’anticipation ainsi que votre capacité à vous adapter seront indispensables pour réussir à ce poste. Vos principales missions seront, à titre indicatif, les suivantes :

Assistance & support au dirigeant co-fondateur :

• Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du dirigeant
• Réceptionner et filtrer les flux emails
• Organiser les RDV importants telles que visites d’investisseurs, clients grands comptes, élus locaux…
• Préparer et organiser la logistique des différents évènements professionnels impliquant les dirigeants (réunions, déplacements, interventions séminaires, salons pro, conférences téléphoniques…)
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant
• Superviser l’organisation des réunions des différents comités internes et externes (Impact, CoDir, CoStrat, Management…) et en assurer les comptes rendus

Gestion de projets internes :

• Seconder le dirigeant dans la gestion et le suivi de certains projets internes tels que : mise en place des outils de BI (Business Intelligence), suivi des négociations avec partenaires techniques et commerciaux stratégiques, suivi terrain du déroulement des plans d’actions convenus avec les Dir de départements…
• Coordonner la collecte et le traitement des informations auprès des autres départements afin d’apprécier la performance de ceux-ci dans la réalisation des projets concernés.
• Choisir, mettre en place et animer un outil de suivi de projets internes
• Suivre et rendre compte très régulièrement des dossiers en cours
• Gérer la data room et la Gestion Electronique des Documents

Communication :

• Rédiger des supports de communication
• Structurer et assurer la transmission des informations en interne

• Maîtrise des outils collaboratifs de communication (Office/Teams et diverses applications d’organisation/Project Management type Mondays/Pipedrive/Trello/Asana ou autre) et de la bureautique (pack Office).

• Maîtrise de l’anglais (la maîtrise d’une troisième langue serait un plus)

• Expérience en gestion de projets et organisation interne.

• Maîtrise de l’organisation d’événements.

• Connaissance des principes de finances d’entreprise.

• Maîtrise de la construction d’outils de Reporting et de tableaux de bord.

• Organisation et rigueur

• Esprit de synthèse et d’analyse

• Sens de l’écoute et de la communication

• Capacité à prioriser et résister au stress

• Discrétion et respect de la confidentialité

• Aisance relationnelle

• Valeurs entrepreneuriales et humaines fortes