Assistanat de direction

Gérer l’agenda de l’équipe dirigeante et organiser les prises de rendez-vous ;

Apporter un support à l’organisation des rendez-vous/réunions/évènements (invitations, suivi, coordination des prestataires) ;

Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information) ;

Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire ;

Gérer les notes de frais en lien avec le service comptabilité.

Support administratif

Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques ;

Accueillir et orienter le client ;

Apporter un soutien sur des travaux de secrétariat des équipes.

Support à l’activité

Mettre en forme des supports de travail et de communication/rapports/notes diverses ;

Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…) ;

Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus ;

Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).

Office management / services généraux

Être garant du bon fonctionnement et de la maintenance des locaux et du matériel en lien avec les prestataires ;

Gérer les stocks et réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons ;

Suivre les contrats et la facturation des prestataires, assurer une veille sur les prix pratiqués (revue et négociation des contrats en cours) ;

Gérer les badges du personnel ;

Assurer la réception, l’envoi et la distribution du courrier / LRAR ;

Gérer l’abonnement, la réception et la distribution de la presse.

Les plus de ce poste :

• Forte responsabilisation et autonomie dans un contexte très dynamique ; 
• Environnement professionnel très technique ;
• Digitalisation de l’ensemble des processus opérationnels ;
• Groupe en fort développement en France et à l’International ;
• Management très expérimenté et reconnu sur le marché ;
• Environnement de travail situé en plein cœur de Paris dans des locaux refaits à neufs.

Informations complémentaires

• Chez IQ-EQ, nous vous donnerons l’opportunité de développer votre potentiel ;
• La diversité et l’inclusion font partie intégrante de nos valeurs et nous favorisons un environnement de travail inclusif ;
• Notre univers vous permettra d’être exposé à l’international au travers vos relations avec nos clients et les différents bureaux à travers le monde.

Très bonne communication écrite et orale

Discrétion et sens de la confidentialité

Très bonne maîtrise des outils bureautique (Word, Excel, Ppt)

Excellent relationnel pour interagir avec toutes les parties prenantes

Très bonne organisation, rigueur et sens des priorités

Dynamisme et à l’aise pour traiter plusieurs sujets en simultané

Anglais courant