Nous recherchons actuellement un Assitant de Faculté (F/H) pour rejoindre le département Faculty sur notre campus de Fontainebleau. Il s’agit d’un contrat à durée déterminée à temps plein.

L’Assistant de Faculté est chargé de fournir un soutien administratif et technique de qualité à un groupe de professeurs, facilitant ainsi leur enseignement et leur recherche.

Il/elle remplit de manière autonome des tâches spécifiques pour les membres de la faculté, tout en étant rattaché à l’Area Manager. Il/elle doit répondre à différentes demandes variées et souvent des délais très brefs et en veillant à ce que tous les délais soient respectés.

Le titulaire du poste sera responsable des tâches essentielles suivantes :

1. Course Administration

• Travailler en collaboration avec la faculté, en anticipant toutes les exigences du cours.

• Interagir avec les intervenants, les tuteurs, les assistants d’enseignement et les correcteurs.

• Compiler et vérifier le dossier du cours.

• Soumettre le matériel pour l’autorisation/la validation des droits d’auteur à l’aide d’un outil en ligne.

• Assurer la liaison avec les équipes de l’imprimerie, de l’informatique, du multimédia et des services du campus.

• Organiser la logistique des simulations, des quiz et des exercices.

• Créer et mettre à jour les sites Web des cours ; gérer les sondages en ligne.

• Assurer la liaison avec les équipes du département Degree Programmes pour le bon déroulement de la logistique des examens.

• Compiler, vérifier et entrer les notes dans le système avec la plus grande responsabilité et confidentialité.

2. Office Administration

• Organiser des réunions, des appels vidéo et des conférences téléphoniques (en interne et en externe).

• Coordonner les préparatifs des déplacements pour les professeurs : les conférences et autres déplacements (visas, passeports etc..).

• Demander des budgets pour les conférences sur le campus et hors du campus.

• Filtrer, traiter et suivre les dépenses professionnelles des professeurs.

• Concevoir, mettre à jour et relire des documents.

• Traiter des agendas multiples et complexes.

• Traduire occasionnellement des lettres et/ou de courts documents non techniques.

• Contribuer au processus administratif du comité d’évaluation des professeurs.

3. Recherche

• Aider à la recherche, à l’extraction de données et à la compilation d’informations.

• Mettre en forme des documents de recherche : dossiers, articles et livres.

• Créer et mettre à jour des bases de données, des enquêtes et des bibliographies.

• Corriger et éditer le format des articles selon les directives des revues.

• Coordonner avec le(s) assistant(s) de recherche/le(s) coauteur(s) pour les réunions, les déplacements et les dépenses.

4. Responsabilités supplémentaires

• Séminaires régionaux : organiser les visites du ou des conférencier(s) invité(s), responsable de la logistique (informatique, multimédia, réservation de salles, services du campus, restauration et organisation des déplacements).

• Participer à l’organisation des conférences et événements sur le campus.

• Assurer l’intégration des nouveaux arrivants dans l’équipe.

• Coordiner les informations entre les membres de la faculté et l’équipe EDP (gestionnaire(s) de clientèle et coordinateur(s) de programme).

• Préparer et envoyer des lettres de recommandation pour les doctorants en fin de cursus.

Le candidat idéal doit avoir le profil suivant :

• Minimum 3 ans d’expérience dans un domaine similaire.

• Diplôme universitaire technique/diplôme administratif.

• Excellent niveau d’anglais, maîtrise du français.

• Excellent sens de l’organisation et souci du détail.       

• Très flexible et adaptable.

• Sens de l’initiative et proactivité.      

• Capacité à établir des priorités, à fixer et à respecter les délais.  

• Excellent esprit d’équipe et capacité à travailler de manière autonome.  

• Excellentes compétences informatiques.

Vous souhaitez travailler dans un environnement dynamique et multiculturel? Merci de postuler avec votre CV et votre lettre de motivation en anglais (talent.acquisition@insead.edu).

Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront informés.