Votre quotidien !

L’assistant ou l’assistante de direction générale accompagne le Directeur général afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration, il ou elle organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à le seconder.

Qui recherchons-nous ?

Assistance de la Direction générale 

• Soutenir le Directeur Général dans la gestion de son agenda (prise de rendez-vous) et de ses tâches administratives (note de frais) ;

• Prévenir de potentiels conflits d’horaire ou des besoins particuliers (plateau repas ; réservation de restaurant ; réservation de salle de réunion …)

• Gérer sa correspondance écrite (envoi, réception, signature) et l’aider à planifier les agendas des réunions importantes ;

• Prise de note et compte-rendu des réunions d’équipe et du CODIR et suivi des actions auprès des différents membres ;

• Aider les autres directeurs·trices dans certaines tâches administratives : note de frais, courriers…

Gestion des Bureaux 

• Assurer le bon fonctionnement du bureau de Lyon afin d’offrir un bon environnement de travail aux employé·e·s (accueil des visiteurs, disponibilité constante des fournitures et maintenance des équipements collectifs) ;

• Gérer les contrats des fournisseurs et prestataires de service (ménage, maintenance, énergie, sécurité, etc.) et faire la maintenance de certains petits équipements (machine à café, fontaine à eau…) ;

• Assurer la liaison avec l’accueil, le gestionnaire et le propriétaire de l’immeuble ; représenter Innergex au sein de la collectivité des usagers de l’immeuble (Lyon) ;

• Recevoir la correspondance du bureau de Lyon et la faire suivre aux personnes concernées ;

• Gérer la réception téléphonique du bureau de Lyon ;

• Centraliser les demandes des collaborateurs·rices ; les traiter ou les transférer au besoin ;

• Coordonner les travaux d’aménagement intérieur le cas échéant ;

• Coordonner avec les employé·e·s locaux·ales la gestion des bureaux de Limoges et Paris ;

• Négocier au mieux les achats, en essayant de privilégier des achats responsables ;

Gestion de la flotte de véhicules       

• Assurer la bonne gestion de la flotte de véhicules d’Innergex France (commandes, restitutions, vérification des règles d’utilisation, suivi des contrats et entretien) ;

• Faire les suivis nécessaires auprès des différents conducteurs (entretien, sur-roulage, amendes…).    

Accueil des salarié·e·s           

• Coordonner avec la/le futur·e salarié·e son arrivée et au besoin lui réserver transport et logement pour la première semaine ;

• Planifier avec la/le gestionnaire ses premiers rendez-vous ;

• Lui présenter les règles de vie du bureau et les ressources à disposition ;

• Participer à son intégration et partager la culture d’entreprise ;

• Coordonner son départ le cas échéant.

Vos compétences, nos exigences !

• Formation de niveau Bac +2/3 : BTS, DUT ou licence en assistanat de direction, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI ;

• Expérience de 8 à 10 ans en tant qu’Assistant·e de Direction ou dans une fonction similaire, de préférence auprès de cadres supérieurs et de Directeurs généraux ;

• Maitrise du pack Office ;

• Gestion des priorités, sens de l’organisation, capacité à travailler sous pression avec des échéanciers serrés ;

• Diplomatie, prise d’initiative, rigueur et minutie et haut degré d’autonomie ;

• Solides compétences en matière de résolution de problèmes et de prise de décision ;

• Excellentes compétences en matière d’organisation et de gestion du temps, capacité de hiérarchiser les tâches et de gérer plusieurs projets simultanément ;

• Excellentes aptitudes de communication orale et écrite ;

• Capacité à traiter des informations confidentielles et sensibles avec professionnalisme et discrétion.

Considérations complémentaires!

Le poste est disponible au bureau de l’entreprise situé à Lyon 6e en France.

Nos avantages!

• Possibilité de contribuer à la construction d’un monde meilleur ;

• Salaires compétitifs ;

• Avantages collectifs ;

• Possibilités de développement de carrière ;

• Formation continue ;

• Environnement de travail dynamique ;

• Politique de télétravail.

Innergex est un employeur qui offre des chances d’emploi égales pour tous et qui valorise les antécédents, la diversité, les expériences, les perspectives et les talents uniques de chaque personne. Innergex s’engage à fournir aux employés un environnement de travail sans discrimination ni harcèlement et fonde toutes les décisions en matière d’emploi sur les besoins de l’entreprise, les exigences de l’emploi et les qualifications individuelles. La clé de notre succès en tant qu’entreprise internationale est de recruter, de développer et de retenir les personnes les plus talentueuses parmi un bassin de candidats diversifié.

1. Entretien de préqualification avec l’équipe recrutement

2. Entretien avec le Manager

3. Proposition de contrat