Nous recherchons un·e Admin & payroll specialist pour rejoindre notre équipe People sous la responsabilité directe de Mathilde, VP People. Ce poste joue un rôle essentiel dans le parcours du collaborateur : tu seras garant.e de la conformité administrative et paie pour les 280 collaborateurs d’Indy.

L’équipe People se compose de 10 personnes avec des expertises variées sur des métiers liés à la gestion RH, au recrutement et au support quotidien des Indies.

L’objectif du rôle est de structurer et mener plusieurs projets pour accompagner la forte croissance d’Indy, notamment sur la migration de notre logiciel de gestion des absences. Ton rôle sera central dans ce contexte de transformation et de mise en place de nouveaux process.

Détails de tes missions

👉 Piloter l’administration du personnel :

• Responsable de l’onboarding administratif des collaborateurs (rédaction des contrats de travail, inscription à la visite médicale, affiliation mutuelle et prévoyance…)

• Suivi de nos organismes partenaires : mutuelle (Alan), visite médicale..

• Travail en étroite collaboration avec les HRBP pour leur communiquer les informations clés sur leurs populations (période d’essai, retour de congés, arrêt maladie…)

• Etre l’interlocuteur.rice privilégié.e des salariés sur toutes leurs questions administratives

👉 S’assurer du delivery mensuel de la paie en partenariat avec notre cabinet externe :

• Saisie des entrées et des sorties sur notre outil Silae

• Envoi des éléments variables de paie au cabinet : arrêts maladie, modifications contractuelles, variable des équipes commerciales…

• Vérification et validation des bulletins de paie auprès du cabinet

• Transmission des éléments de paie au service finance pour l’envoi des virements

• Calcul et suivi des déclarations annuelles (DOETH, index égalité H/F…)

• Réponse à toutes les questions paie de nos collaborateurs

👉 Piloter des projets RH en lien avec l’administration du personnel et la paie :

• Suivi du projet en cours de migration d’outil de gestion des absences (Lucca)

• Maintien à jour et optimisation de notre SIRH (Lucca) pour garantir la fiabilité des données auprès du département People et des managers

• Contribution à l’amélioration continue de nos process RH pour gagner en efficacité et en clarté au sein de l’équipe People et plus largement d’Indy

• Production et maintien des reporting légaux à destination de l’équipe People, du CSE (BDESE, index égalité pro…)

• Suivi des évolutions législatives et proposition d’éventuelles adaptations nécessaires

Le·a candidat·e idéal·e pour rejoindre notre équipe People

Tu justifies d’au moins 6 ans d’expérience en administration du personnel, avec une solide maîtrise de la paie.

Tu as déjà travaillé sur des sujets de paie semi-externalisée ou complètement externalisée

Tu es rigoureux.se : tu es très attentif(ve) aux détails, notamment dans la gestion des processus administratifs, paie et des données RH.

Autonome et très organisé.e, tu sais gérer tes priorités avec efficacité

Tu as à cœur de faciliter le quotidien des équipes, avec réactivité et bienveillance. Tu as un grand sens du service client interne.

Tu es force de proposition et tu prends des initiatives pour résoudre les problèmes de manière simple et efficace.

Une expérience sur Lucca et Silae est un plus, surtout si tu as déjà participé à leur mise en place.

Nous portons une attention particulière à la diversité dans notre processus de recrutement. Nous savons que certaines personnes n’osent parfois pas répondre sans cocher toutes les cases : Venez nous en parler.

De même dans le cadre de nos valeurs d’inclusions, nous accordons chez Indy une attention particulière aux personnes en situation de handicap.

Nos valeurs : HAPPY

Chez nous, les valeurs ne sont pas juste des mots à la mode. Elles font partie intégrante de notre culture. Nous recrutons des talents H.A.P.P.Y. :

Humble - Pas d’ego surdimensionné chez Indy, nous nous faisons confiance et allons tous dans le même sens, ensemble.

Attentionné - Nous avons à cœur de fournir un service client aux petits soins et en interne, nous appliquons la même règle : nous sommes vraiment attentifs les uns aux autres.

Passionné - Nous sommes tous passionnés, et pas seulement par notre travail. Nous aimons aborder nos sujets avec passion.

Perfectionniste - Ce n’est pas un vilain défaut chez Indy et dans le secteur de la comptabilité, nous n’avons pas le droit à l’erreur.

Y-factor - Nous prônons la diversité en entreprise. C’est avec des personnes venant de tous les horizons que nous irons plus loin dans notre aventure.

Notre engagement : un processus rapide et transparent !

• Un Entretien de présentation avec Vanessa, Talent Acquisition Manager

• Un Test de mise en situation et un debrief avec Julia et Astrid, toutes les deux HRBP au sein de l’équipe People.

• Un Entretien inversé avec 2 personnes de l’entreprise, dans cet entretien c’est toi qui poseras toutes tes questions. Il est suivi d’un entretien avec Baptiste, Head of Talent Acquisition, portant sur nos valeurs.

Ce qui t’attend si tout se passe bien

Une équipe jeune, brillante, passionnée – et super sympa.

Une rémunération attractive et des BSPCE.

Des locaux où il fait bon vivre : bureaux neufs dans le centre de Lyon et Paris, cafés & fruits en libre service, matériel informatique au choix…

Une organisation de travail flexible : télétravail possible, flexibilité horaire…

Des valeurs centrées sur l’humain : de l’autonomie et des responsabilités couplées à une culture de transparence et d’apprentissage permanent.

Indy était signataire du parental act dès février 2020 et assure 100% du salaire du second parent quel que soit son poste dans l’entreprise pendant les 4 semaines de son congé. Indy permet aux parents de disposer d’un congé spécial de 12 jours lors de la 1ère année de l’enfant.

7 jours de RTT par an pour tous les indies, ainsi que 3 jours de congés en plus sur des dates déterminées par Indy. Indy garantit également un congé exceptionnel d’1 mois au bout de 5 ans d’ancienneté.

Un Indice égalité Homme/Femme de 95 % (et on travaille sur les 5 % restants).

Et bien évidemment, une carte ticket-resto Swile (10 € / jour travaillé), la mutuelle Alan (50 %) et une prise en charge de ton abonnement de transport en commun (50 %) ou un forfait mobilité douce de 37,05 € si tu viens en vélo ou trottinette.