Osez exprimer qui vous êtes vraiment !

En lien direct avec les Responsables des Pôle Energie & Environnement, et Sécurité, l’Assistant(e) technique contribue au fonctionnement collectif du service en apportant un soutien logistique et administratif aux Chargés de Mission Equipements dans la conduite et le suivi de leurs missions.

L’ Assistant(e) technique est garant(e) de la qualité des données administratives.

Vos missions consistent à :

1. Assistanat de projets et reporting d’activité

• Prendre connaissance des dossiers stratégiques du service et en connaître les priorités
• Anticiper, accompagner et suivre l’activité du périmètre d’intervention des Chargés de Mission Equipements
• Intervenir en support et accompagner les clients internes / externes dans le cadre du déploiement de projets au sein du périmètre de l'entité 
• Contribuer à l’activité de reporting de l’entreprise en consolidant des données au sein de tableaux de bord prédéfinis de suivi d’activité

1. Suivi administratif et financier des opérations & contrats des Chargés de Mission Equipements

• Créer les dossiers « opérations travaux » (programme d’opération à tranches) et les contrats : intégration des BPU, des échéances, des indices de révision, saisir les avenants et échéances dans le logiciel IKOS
• Rédiger les avenants pilotés par les Chargés de Mission
• Veiller à la complétude et exhaustivité des éléments contractuels et financiers sur IKOS
• Saisir et contrôler l’ensemble des éléments liés à la vie d’une opération, d’un marché ou d’un contrat : bon de commande, facture en lien avec le service comptable fournisseurs
• Préparer les dossiers de sous-traitance d’un prestataire (contrôle des pièces, fiche de suivi, etc.) 
• Participer aux réflexions sur l’évolution des politiques contractuelles : charges, révisions, facturation, etc.

1. Suivi des différentes phases des procédures d’appels d’offres des Chargés de Mission Equipements

• Participer à l’expression du besoin (regard sur les modalités d’attribution, de facturation, etc.) 
• Vérifier l’exhaustivité des pièces de la publication et de l’ensemble du dossier de consultation 
• Organiser et contrôler les différentes phases de la consultation : récupération des offres, réponses aux questions, rédaction des PV, publication des différents éléments de la consultation sur AWS après validation par le Chargé de Mission Equipements (DCE, questions, ouvertures, etc.)
• Réaliser l’ensemble des actions liées à l’attribution du marché (saisie des marchés dans IKOS, courrier d’attribution, etc.)

1. Secrétariat administratif

• Assurer le secrétariat courant : comptes-rendus, accueil des visiteurs, gestion des courriers, organisation des rendez-vous avec les prestataires, organisation de la gestion documentaire globale, mise en page…
• Contribuer à la circulation d'informations entre les différents acteurs internes ou externes.

Réinventons ensemble le logement !

De Formation Bac + 2 en assistanat, vous justifiez d’une expérience professionnelle de 3 ans minimum à un poste similaire.

Rigueur, organisation, autonomie, force de proposition et aisance relationnelle seront des atouts indispensables pour mener à bien vos missions.

Une connaissance de notre outil IKOS serait un véritable atout.

Ce poste à pourvoir dès que possible - CDI basé à La Défense. 

Les 3 raisons pour nous rejoindre ?

-  Construire votre carrière dans un groupe en #mouvement
-  Partager, collaborer et agir pour #changer les choses
-  Être #utile pour la société et vos interlocuteurs avec #plaisir et #sens*

*78% des collaborateurs In'li déclarent faire un travail qui a du sens pour eux (Baromètre juin 2021)

Alors, votre projet professionnel In'li commence maintenant !

In'li est aussi engagé en faveur de l'égalité des chances, Le poste proposé est ouvert, à compétences égales, aux candidatures de personnes/aux personnes en situation de handicap