Ce que vous allez faire : 

Rattaché(e) à l’adjoint du responsable de la salle des marchés Europe Continentale, vous assurez le support administratif de la Direction MSS.

Au-delà des tâches administratives classiques de secrétariat qui vous seront confiées, vous serez garant(e) de la discrétion et de la confidentialité des documents et informations que vous détiendrez.

Vous serez également un relai avec les Directions opérationnelles locales et les différentes entités du Groupe HSBC.

Concrètement :

• Gestion au quotidien de l’intendance de la salle des marchés et de son site de secours (mobilier, immobilier, IT, téléphonie, maintenance des plans des salles) en relation avec les équipes de la Salle de Marché

• En charge de la délivrance des accès badges de la salle des marchés et de la revue régulière des accès physiques

• Gestion des arrivées, départs et des mouvements des collaborateurs MSS France inclus le maintien du « Welcome pack » et de la gestion des listes génériques d’emails, chat (symphony)

• Gestion de l’ensemble des fiches de postes France de la Direction

• Assistance au coordinateur pour les exercices de secours de tous types 

• Gestion comptable des commandes et des factures liées sur le scope de la Direction

• Back Up des secrétaires de direction pour la gestion des agendas, pour l’organisation des déplacements, de déjeuners, de dîners, de réunions internes/externes et de manifestations ainsi que l’accueil des visiteurs internes et externes et également des notes de frais des managers MSS. Elle est en relation avec les fournisseurs externes (traiteurs, fleuristes, cartes de visites, taxis, abonnements journaux, etc.)

• Une expérience significative dans le support administratif d’une Direction de marchés dans un environnement international.

• Une bonne maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Powerpoint).

• Organisé(e), rigoureux(se), excellent relationnel, le sens du service et savez faire preuve d’initiative dans le strict respect de la confidentialité. Votre dynamisme et votre assertivité vous permettent d’être à l’aise dans les échanges avec des interlocuteurs de tous niveaux hiérarchiques au sein du Groupe et à l’extérieur.

• La maîtrise de l’anglais est indispensable et votre niveau d’anglais vous permet d’être immédiatement opérationnel(le) tant à l’écrit qu’à l’oral.

Même si vous ne remplissez pas 100% des critères, nous vous encourageons à candidater si vous pensez que le rôle est fait pour vous !