CDI - Assistante de direction Bilingue (F/H)

CDI
Paris
Salaire : Non spécifié
Télétravail non autorisé
Expérience : > 5 ans
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Hermès
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Questions et réponses sur l'offre

Le poste

Descriptif du poste

Hermès, maison d’artisans, est fière d’une tradition de communication ancrée et vivante de création et de conception de très beaux objets de communication.

Sa stratégie de communication repose sur le rayonnement de la signature Hermès dans un esprit de synthèse des messages corporate, institutionnels et offre, tout autant que sur la protection de son modèle d’entreprise. 

Le métier de la communication chez Hermès est mu par les mêmes principes que ceux de l’ensemble des métiers : l’acte créatif et non marketing comme point de départ, l’excellence des savoir-faire, l’exigence de qualité d’exécution et le respect du cadre budgétaire et temporel.

Positionnement 

L’assistant(e) de direction bilingue intervient auprès des Directions associées à la communication de l’offre et de l’institutionnelle.

Le poste est à pourvoir en CDI dès que possible et sera basé à Paris 8ème.

Employeur responsable, nous nous engageons dans l'éthique, les diversités et l'inclusion, rejoignez l'aventure humaine d'Hermès !

Contexte

La Direction de la Communication réunit des experts de la stratégie, de la conception, de la production et de l’activation des outils de communication, implémentés par les filiales du Groupe.

Il s’agit d’une équipe dont la mission est de faire rayonner la maison tout autant que de protéger son modèle d’entreprise.

Forte d’une tradition de communication singulière, la maison Hermès porte une attention particulière à la pertinence de ses messages tout autant qu’à la qualité de ses réalisations, tant à travers des idées originales qu’à travers une qualité d’exécution irréprochable.

La maison Hermès parle d’une même voix à travers le monde tout en préservant et en encourageant les sensibilités et expressions locales. L’équilibre entre une cohérence de ton et une richesse multi-locale est un point clé du rôle de l’équipe de communication.

C’est dans le dialogue et le respect des libertés de création et d’activation que cet équilibre se fait.

Les Directions associées à la communication de l’offre et de l’institutionnel travaillent étroitement avec les talents créatifs internes et externes et l’ensemble des collaborateurs des équipes de communication à Paris et en filiales ; mais sont aussi et surtout les partenaires privilégiés des directions métiers, de la direction du patrimoine, de la direction commerciale et de l’agence partenaire des campagnes publicitaires.

Mission générale 

L’assistant(e) de direction bilingue a pour mission de seconder et faciliter le travail de la Directrice Associée de la communication Institutionnelle et de la Directrice Associée de la communication Offre, dans un esprit d’accompagnement de leurs équipes respectives et de synergie vis-à-vis de l’ensemble de leurs interlocuteurs.

 

Principales activités 

 

1.Assister les directrices dans une logique de gain de temps et d’efficacité 

 

Pour chacune des Directrices :

  • Gestion de l’agenda complexe et mouvant en anticipant les différentes échéances liées aux temps forts de l’année – notamment en étroite collaboration avec les assistantes CODIR et l’assistante du Directeur de la Communication ;
  • Accueil des visiteurs ;
  • Gestion des appels téléphoniques ; 
  • Organisation des réunions (réservation salles, déjeuners …) ;
  • Suivi et envoi du courrier ;
  • Création de documents powerpoint pour présentations diverses ;
  • Rédaction de comptes-rendus de réunions ;
  • Relaie et remonte les informations ;
  • Gestion des notes de frais ;
  • Organisation des voyages (réservation transports, hôtel, suivi des visas, planning sur place…).

 

2. Faciliter le quotidien de l’ensemble de l’équipe au sein du département 

  • Organisation et gestion de l’arrivée des nouveaux collaborateurs : prise en charge les commandes d’ordinateurs, logiciels et téléphones et assure l’organisation du parcours d’intégration ;
  • Assurer le relai avec la téléphonie, la DSI pour la mise en place de nouvel équipement et avec tout service technique interne ou externe ;
  • Mettre à jour les effectifs et actualiser l’organigramme des deux directions ;
  • Collaboration avec la DRH pour toute distribution de documents administratifs/invitations ;
  • Dans les moments de fortes affluences soutenir de façon ponctuelle les besoins administratifs du département : création comptes fournisseurs, bon de commandes, réception factures etc.
  • Coordination des souhaits de congés et consolidation des plannings de congés/absences de toute nature ;
  • Gestion des commandes de fournitures du département, de cartes de visite, cartes de vœux, recharges d’agenda etc. ;
  • Gestion et suivi du budget de fonctionnement en lien avec les équipes projets et le Département Comptabilité 

 

3.  Animer le collectif au service de la qualité de vie au travail

  • Organiser les temps forts du département : séminaires, réunions d’équipe, pots de départ, réservation de salles de réunion ;
  • Organiser régulièrement des visites du musée, de magasins ou d’ateliers ;
  • Centraliser et diffuser les informations liées aux événements Hermès ;
  • S’assurer du bon fonctionnement du bureau et optimiser le rangement des espaces communs ;
  • Accompagner les changements de bureaux, aménagement, réaménagements ou déménagements en lien avec les services généraux.

 

Finalités :

  • Comprendre les attentes et besoins des Directrices Associées, de leurs équipes et proposer des solutions pour y répondre au quotidien 
  • Développer un esprit de service convivial et efficace
  • Être acteur et force de proposition dans l’élaboration et la mise en place de moments d’équipe / d’outils / de process pour faciliter la vie du département 
  • Entretenir des relations fluides avec l’ensemble des interlocuteurs de la Direction Communication tant en interne qu’en externe

 

Profil :

  • Expérience confirmée en assistanat de direction (a minima 7 années dans une fonction similaire)
  • Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
  • Capacité à utiliser couramment l'anglais, à l'écrit comme à l'oral 
  • Aptitudes rédactionnelles, esprit de synthèse et d’analyse
  • Disponibilité, réactivité, dynamisme et force de proposition 
  • Autonomie, sens de l’organisation et rigueur 
  • Qualités relationnelles (aisance, diplomatie, qualités de médiateur, de facilitateur)
  • Sens du service, agilité et sang-froid 
  • Discrétion et respect de la confidentialité

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