Eléments de contexte : 

Dans le cadre d'une création de poste, l'assistant(e) de gestion accompagne deux Directions d’Hermès Commercial, représentant un périmètre d’environ 50 collaborateurs :

La Direction des Nouvelles Chances Produits (NCP) située à Pantin a pour principales missions :

• D’organiser les flux de déstockage en provenance du réseau, du stock des métiers et des filières amont d’Hermès, pour les produits 1er choix invendus et les produits 2nd choix
• D’organiser les Opérations Logistiques au sein de son entrepôt, qui visent à réceptionner, contrôler et mettre en conformité les produits en vue de leur commercialisation lors des différentes opérations de vente 
• D’organiser des opérations de vente physique et digitale (à destination de clients Public et des collaborateurs de la maison) permettant de maximiser l’écoulement des produits déstockés, dans un souci de préserver un haut niveau de qualité d’expérience client.
• De mener des projets de transformation permettant au Département des Nouvelles Chances Produits (NCP) de répondre aux besoins et attentes du Groupe, sur son périmètre.

La Direction Financière, située à Bobigny, assure le contrôle de gestion et le contrôle interne de l’entité. En ce sens, elle accompagne l'ensemble des directions d’Hermès Commercial avec les objectifs suivants :

• Fiabilisation des informations financières et extra financières, notamment la justesse des stocks
• Mise en conformité réglementaire et vis-à-vis des processus internes au Groupe
• Prévision des informations financières et respect du budget
• Pilotage de la performance et contribution aux prises de décisions stratégiques

Missions principales :

1/ Planning et vie de service

• Gestion des agendas et des plannings, impliquant la coordination d’agendas et la réservation de salles :
  • Organisation des événements d’équipe (plénières, comités clefs, …)
  • Construction et anticipation des plannings de réunions de l’année (planning d’audits, planning d’exercice budgétaire, planning Chic practices, comité stocks, …)
• Gestion de l’arborescence des Sharepoints et Teams équipe
• Organisation des déplacements et des voyages (gérer l’application Goelett, assurer les demandes de visas, organiser les plans de route et les RDV, …)
   

2/ Suivi de gestion

• Suivi des temps de travail collaborateurs de l’équipe et des intérimaires : actions quotidiennes impliquant la résolution des anomalies de temps de travail en lien avec le service paie
• Réalisation du calcul trimestriel de la prime collaborateurs des NCP en lien avec le contrôle de gestion
• Suivi budgétaire et contrôle des imputations de dépenses dans MEO (outil interne de gestion des achats indirects)
• Formalisation des dossiers de mécénat
• Rédaction de courriers administratifs obligatoires (lettres d’attestation)
• Consolidation des KPI clefs mensuels de la Division
   

3/ Communication

• En lien avec la communication interne de la Division, rédaction des communications écrites internes (Direction Financière et NCP) et externes (autres entités du Groupe) liées à l’actualité des équipes
• Participation aux comités encadrement, rédaction des comptes-rendus et diffusion des plans d’actions
• Préparation de certaines présentations à la demande des managers (support de présentation budgétaire, slides de comités, …)
   

Profil recherché :

• Première expérience réussie sur une fonction similaire mêlant tâches administratives et support d’équipe avec un intérêt pour la fonction RH
• Très bonne maîtrise des outils informatiques dont Powerpoint et Excel
• Rigueur et précision
• Souplesse et réactivité, excellent sens relationnel
• Anticipation et force de proposition
• Sens de la discrétion et de la confidentialité
• Maitrise de l’anglais appréciée

Poste en CDI avec partage de temps de présence entre Bobigny et Pantin (93).

Employeur responsable, nous nous engageons dans l'éthique, les diversités et l'inclusion, rejoignez l'aventure d'Hermès !