CONTEXTE

Assister la directrice et l’équipe Pôle Matières dans la gestion quotidienne, le suivi des activités de développement et contribuer au maillage et l’animation de l’équipe.

MISSIONS

1/ Coordination administrative et événementielle :

• Organisation des différents évènements (réunions, séminaires, célébrations) et visites clients/internes (organisation, accueil, pauses, déjeuners)
• Réservations des voyages & des hôtels
• Aide à la gestion des notes de frais
• Gestion des agendas et coordination des réunions avec l’ensemble de l’équipe et des assistantes HMS / HCP / HI / HTH
• Suivi budgétaire, création des comptes fournisseurs, facturation, création des bons de commandes et suivi réception

2/ Communication :

• Rédaction et mise en forme de présentations PPT et tout autre type de support documentaire (sous accord de confidentialité)
• Prise de notes et réalisation des comptes-rendus de réunions
• Partage d’informations collectives (bâtiment, logistique, etc.)
• Préparation de l’arrivée administrative des nouveaux membres de l’équipe.

3/ Tâches annexes & Office management :

• Gestion de l’enregistrement et de l’archivage des documents contractuels de l’équipe
• Lien avec les partenaires, prestataires, fournisseurs pour les commandes, réceptions et signature de devis, BdC, etc..
• En charge de la logistique d’équipe (gestion espaces de vie, fournitures, matériel, équipements, rangement des documents collectifs) - Commande des fournitures
• Commande du matériel informatique & badges auprès de la sécurité pour les nouveaux arrivés
• Interface avec les services généraux

PROFIL

- Formation type Bac+3 en assistanat (ex-licence GEA …) ou équivalent.

- Confidentialité et discrétion. Excellent sens relationnel, fluidité et justesse.

- Esprit d'équipe et bonne humeur.

- Rigueur et fiabilité

- Sens de l'initiative et autonomie, adaptabilité et souplesse

- Sens du service, envie de participer et proactivité

- Sens de l'organisation, respect des délais

- Très bonne maîtrise du pack office : Word, Excel, Powerpoint

Employeur responsable, nous nous engageons dans l’éthique, les diversités et l’inclusion, rejoignez l’aventure humaine d’Hermès !