Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable du Service de la Commande Publique, l’assistant(e) marchés publics assiste le responsable de service et les juristes dans leurs fonctions et suit chaque consultation, au stade de la passation et au stade de l’exécution des marchés publics.

A ce titre, il a pour principales missions :

Gestion et suivi de l’activité des marchés publics:

-Garantir la sécurité administrative du pouvoir Adjudicateur et de l’Employeur au stade de la passation et de l’exécution des marchés publics dont il a la charge (suivi administratif, traçabilité, accessibilité, notification, open data),

-Rendre compte de l’activité administrative dont il a la charge (passation ou exécution) travers la tenue régulière de tableaux de suivi et reporting

-Participer activement à l’amélioration du processus « marchés publics », et les procédures qui y sont rattachées, dans le cadre de la démarché d’amélioration continue et qualité de service rendu aux clients (ISO 9001 version 2015)

-Garantir les modalités de Publicité :

• La gestion administrative et le suivi de la publicité réalisé par le juriste en charge de la consultation
• Le contrôle de la sortie des publications sur les différents supports 
• La tenue du registre des dépôts sur la plateforme de dématérialisation (saisie, scan de documents, classement)
• Correspondance aves les entreprises de manière dématérialisée

-Gestion dématérialisée des différents documents liés aux procédures de marchés publics

-Gestion dématérialisée de la notification du marché 

-Gestion dématérialisées de la notification des actes juridiques liés au marché (avenants, reconduction, courriers, cession de créances, sous-traitants)

-Rédaction et envoi des avis d’attribution sur la plateforme des marchés publics et suivi des parutions à tracer et à enregistrer dans la procédure

-Conseiller et accompagner les services prescripteurs au stade de la passation et de l’exécution des marchés publics d’un point de vue purement administratif ou de suivi de la procédure concernée

-Contrôle et remontée des anomalies

• S’assurer de la qualité, de l’exhaustivité et de l’authenticité des informations traitées
• Faire remonter les éventuelles anomalies et les corriger

Gestion de la relation de service :

-Contribuer à la représentation d’Hauts-de-Seine Habitat auprès des partenaires internes/externes.

-Accueil physique (réception des coursiers ou en interne) et téléphonique

-Gestion des CAO et jury (planning prévisionnel mis à jour régulièrement, réservations de salles, contacts avec les intervenants, envoi des convocations, organisation des séances, etc.)

-Archivage

-Gestion des délibérations à présenter aux bureaux

-Gestion et suivi du courrier, notamment à travers la dématérialisation des courriers (ARAVIS)

-Gestion des fournitures de bureau et des consommables

Diplômé d'un Bac +2, vous disposez d'une première expérience similaire souhaitée (secrétariat ou gestion des marchés publics).

Compétences techniques :

• Connaissance des marchés publics et réglementations en vigueur
• Connaissance de la fonction achat appréciée,
• Maîtrise des outils bureautiques (word, excel) et dématérialisation des marchés publics
• Capacités rédactionnelles

Compétences comportementales :

• Sens de l’organisation
• Aisance relationnelle et travail en équipe (coordination…)
• Disponibilité
• Discrétion
• Autonomie