Haigo

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Assistant(e) Operations Manager | Comptabilité / Bureau / Evénementiel H/F

  • CDI 
  • Début :  January 27, 2019
  • Salaire entre €30K et €36K
  • Paris
  • Bac +2
  • > 1 an

La tribu

Haigo

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  • Design, Digital, Transformation
  • De 15 à 50 salariés

Le poste

Assistant(e) Operations Manager | Comptabilité / Bureau / Evénementiel H/F

  • CDI 
  • Paris

À propos

Ils ont créé des agences, monté des marques de vêtements, des labels, des groupes de musique, des meubles, des livres, des podcasts, des startups ou travaillé pour le compte de Google, Cap Gemini, Publicis, PwC, L’Oréal ou en Freelance.

Ils y ont fait de jolies choses avec des gens passionnants, mais pour eux, ils pouvaient faire encore mieux.

Alors ils ont créé ou rejoint Haigo pour aider AXA, Orange, EDF, RATP, LVMH, Thales, La Poste, la CCI de Paris, Bpifrance, le STIF ou GRTgaz à se transformer par l’action.

Ils créent avec ces entreprises ou pour eux-mêmes de nouveaux produits et services que leurs utilisateurs aiment, grâce à une méthodologie mixant Design Thinking et Agilité qu’ils enseignent à HEC, 42, Strate, Le Celsa, ESSEC ou le Centre de Recherches interdisciplinaires.

Ils promettent 3 choses :

  1. Délivrer du concret et de l’activable
  2. Mobiliser les talents (internes ou externes)
  3. Provoquer un impact durable

Et si vous veniez créer avec eux la boite dans laquelle vous aimeriez travailler ?

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Descriptif du poste

Ta mission principale

Assister l’équipe Opérations dans sa gestion quotidienne des outils et process adminsitratifs afin que le travail fourni auprès de notre comptable, nos fournisseurs, les haigonautes et l’administration française soit exemplaire.
Concrètement, nous te proposons de faire partie de l’équipe OPS, sous la responsabilité de Virginie (Responsable des Opérations). Tu seras également en lien étroit avec Felipe (Directeur des Opérations) et Alexandre (Directeur Administratif et Financier).

Voici 3 thématiques sur lesquelles nous avons besoin de toi et de tes talents :

  1. Administratif - Comptabilité - Finance
  • Etablir un état mensuel/annuel pour la déclaration de TVA : relever des justificatifs et pièces comptables, suivre les des notes de frais
  • S’assurer que nos fournisseurs sont payés et informés en temps et en heure
  • Gérer la relation avec les administrations (Trésor Public, médecine du travail, mutuelle, etc)
  • Commander et gérer les tickets restaurants (Lunchr)
  • Gérer et paie des fournisseurs
  • Assister Virginie dans la gestion de la paie (PayFit)
  1. Vie au bureau
  • Gérer le courriers/documents administratifs (réception, traitement, archivage)
  • Gérer le matériel et fournitures (approvisionnement, vérification du bon état de notre matériel
  • Choisir, gérer et négocier avec nos prestataires : imprimantes, petits travaux, etc.
  • Répondre aux différents besoins des haigonautes (accès logiciels, rappel et explicaiton des outils et processus interne).
  • Réservation de salles pour les moments de vie Haigo
  1. Evenementiel
  • Accompagner Virginie dans la production d’évènements : anniversaire Haigo, meetup, Haigodays (séminairs triméstriels) etc. (recherche de lieux, gestion du budget, logistique).

Profil recherché

Diplômé(e) en Gestion/comptabilité est un impératif. Nous souhaitons que tu puisses travailler en autonomie totale sur l’état mensuel pour la déclaration TVA. Une bonne connaissance d’Excel te permettra de manier avec aisance les différents fichiers de suivi de la facturation chez Haigo.

Nous recherchons surtout une tête bien faite, un esprit curieux, organisé et fiable.

Nous serons ravis d’échanger avec toi si :

  • tu es rigoureux(se), discipliné(e) et organisé(e)
  • tu es curieux(se)
  • l’humain compte pour toi (et sur toi)
  • tu as déjà eu une expérience similaire
  • tu as déjà sauté de joie à la vue d’une formule excel réussie ou d’un rangement coordonné (fan de Marie Kondo bienvenu(e))

Déroulement des entretiens

Avant tout : nous passons beaucoup de temps sur les CVs et les messages qui les accompagnent.
Sois donc clair(e), précis(e) et expliques nous en quoi tu pourrais nous aider à construire une boite réglo pour laquelle les gens aiment travailler.

Etape #1 : Tu répondras par e-mail à quelques questions

Exemples :

  • Peux tu me décrire brièvement 3 choses que tu sais et que tu aimes faire ?
  • Je cherche mon prochain livre de chevet, que me conseillerais-tu ?
  • Quel est le process administratif qui t’énerves le plus et comment aimerais tu le changer ?

Etape #2 : Entretien - téléphonique
Nous parcourrons attentivement votre CV et votre lettre de motivation et si nous sommes convaincus, vous recevrez un appel de la part de Virginie pour parler de vous, de vos objectifs ainsi que de ceux de Haigo.

Etape #3 : Entretien au Bureau

Si nous avançons ensemble, tu rencontreras alors Virginie & Felipe pour parler plus en détails de tes motivations, de tes envies, tes talents et expéiences passées.

Etape #4 : Entretien au Bureau

Finalement, parce que le fit humain est clef dans cette mission, tu rencontreras 2 autres haigonautes (Program Manager / Designer).

A titre indicatif, sache que nous n’engagerons pas quelqu’un à qui nous mettons un non à une de ces questions :

  • Lui confierions nous un de nos enfants pendant 3 heures ?
  • Est-il/elle meilleur(e) que nous dans un ou plusieurs domaine(s) ?
  • A-t’il/elle une passion en dehors du travail ?
  • Est ce que dans une autre vie on aurait aimé travailler pour lui/elle ?

Découvrez l'équipe de Haigo

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Assistant(e) Operations Manager | Comptabilité / Bureau / Evénementiel H/F

  • CDI 
  • Début :  January 27, 2019
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