Chez Gynea, nous pensons qu’il faut soigner les femmes différemment : avec empathie, une approche pluridisciplinaire et en utilisant les dernières avancées médicales et technologiques.

Le premier espace de santé Gynea a ouvert ses portes en 2022 dans Paris (18ème), un second ouvrira à Pantin en 2024 et un troisième est en cours de finalisation dans Paris/ petite couronne. C’est une opportunité unique de rejoindre une structure en pleine croissance quelques années après sa création et de travailler auprès d’une équipe de deux fondatrices et de praticiennes passionnées par la santé de la femme.

Ce poste vise à manager une équipe de secrétaires médicales, animer et gérer opérationnellement trois espaces médicaux.

Les missions au quotidien sont les suivantes :

Responsabilités managériales et organisationnelles (60%)

• Manager l’équipe de secrétaires médicales (équipe de 4 personnes actuellement, 12 personnes à terme)

• Assurer l’accueil et la formation des nouvelles secrétaires médicales

• Faire vivre dans le temps le planning du secrétariat (gestion des absences et des congés)

• Superviser le planning des praticiens (recueillir les absences et faire appel à des remplaçants sur ces périodes) et optimiser le remplissage des salles des consultations

• Gérer les ouvertures de créneaux des praticiens sur Doctolib

• Gérer la paie des secrétaires

• Gérer les contrats de remplacement pour les professionnels de santé

• Suivre la caisse des cabinets

• Participer à l’installation administrative du cabinet (installation des praticiens, formalités administratives de la structure etc.)

• Contribuer à l’intégration des nouveaux professionnels (présentation des logiciels et du fonctionnement des espaces Gynea, remise d’un livret d’accueil)

Responsabilités opérationnelles (20%)

• Superviser les achats (matériel médical, parfums d’ambiance, bureautique, thé, café, snacks) et gérer les relations avec les fournisseurs

• Superviser et assurer le suivi avec l’équipe de nettoyage (entreprise sous-traitante)

• Résoudre les événements indésirables (panne de matériel, vandalisme, sanitaires bouchés etc.) en faisant appel à des artisans et contrôler leurs interventions

• En cas de plainte de la part d’une patiente, l’appeler dans les 24 heures pour comprendre le dysfonctionnement rencontré et le résoudre

• S’assurer de la propreté et du confort des espaces Gynea pour les patientes et les équipes

• Centraliser les demandes de réparation et menus travaux, et organiser les interventions

• Organiser le déjeuner d’équipe bimensuel dans chaque espace Gynea

Événementiel (20%)

• Gérer le calendrier des événements, ateliers et conférences bien-être (yoga, nutrition, sophrologie, groupes de parole etc.)

• Rassembler des éléments de communication (photos, vidéos) afin de promouvoir les événements

• Relayer les besoins en communication auprès de l’équipe dédiée chez Gynea (contenu de la vidéo en salle d’attente, posts instagram, newsletter)

• Organiser les événements d’équipes (anniversaires, déjeuner annuel de Noël, formations)

Autres informations

• Type de poste : cadre en CDI

• Horaires types : 8h00 (quand il y a besoin de faire intervenir des artisans, sinon c'est plus tard)-16h00

• Rémunération à partir de 33 000 euros assorti d’une prime sur objectifs

• Mutuelle Alan

• Remboursement de la moitié de l’abonnement transport comme prévu par la loi, ou forfait mobilité durable

Qui vous êtes

• Sens du service et de l’accueil

• Grande capacité d’organisation

• Capacités analytiques

• Appétence pour le terrain, la mobilité (se partager entre les trois sites) et les opérations

• Qualités relationnelles : savoir créer du lien et de la confiance avec les équipes

• Expérience managériale précédente

• Profils venant d’un autre secteur bienvenus : restauration, hôtellerie, événementiel, commerce