Dans le cadre de son développement, l'établissement recrute un responsable d'agence. Les missions seront:
MISSION 1 : ACQUISITION DE NOUVEAU CLIENTS ET SUIVI DES PROSPECTS
◦ Nouer des partenariats avec les prescripteurs de la zone
◦ Développer, mettre en œuvre et suivre un plan d'action commercial sur la zone
◦ Relancer les prospects suite à l'envoi de devis et/ou de documents commerciaux
◦ Évaluer le besoin du bénéficiaire, formaliser le plan d'aide et faire valider par le bénéficiaire
◦ Présenter l'argumentaire commercial
◦ Assurer les visites à domicile (1er rendez-vous et visites de contrôle)
◦ Rédiger les devis
◦ Informer et orienter le bénéficiaire sur les dispositifs financiers mobilisables
◦ Accompagner les intervenants sur site et valider les choix d'affectation selon les souhaits et contraintes des clients
◦ Constituer les dossiers clients et renseigner l'outil de gestion conformément aux procédures qualité
◦ Gérer le suivi clients et assurer la mise à jour des dossiers
◦ Transmettre les informations sur les prises en charge des clients aux prescripteurs et intervenants extérieurs
◦ Déterminer la provenance des clients
MISSION 2: MISE EN PLACE DES INTERVENTIONS
◦ Établir et transmettre les plannings selon les besoins des bénéficiaires et veiller au respect des tarifs et des prises en charge
◦ Présenter les intervenant(s) aux bénéficiaires
◦ Assurer le remplacement des intervenant(e)s absent(e)s et informer les clients des changements inhérents
◦ Assurer la gestion des plannings / apporter son aide à l’équipe de coordination
MISSION 3: FIDELISATION DES CLIENTS/BENEFICIAIRES
◦ Assurer le suivi de la qualité des prestations réalisées
◦ Traiter les réclamations
◦ Définir et mettre en place des outils de fidélisation
◦ Réaliser les enquêtes de satisfaction et réévaluer régulièrement leurs besoins
◦ Facturation mensuelle (ainsi que relance et recouvrement en lien avec la direction.
MISSION 4: ENCADRER ET MANAGER L'EQUIPE D'ENCADRANTS ET D'INTERVENANTS A DOMICILE
⁃ Distribuer le travail, vérifier celui-ci, former les encadrants au besoin.
⁃ Déléguer les taches pouvant être effectuées par l’équipe de coordination
⁃ Gérer les congés payés en accord avec direction. Vérifier le logiciel métiers.
⁃ Gérer les roulements d’astreinte
⁃ Gestion des départs salariés, litiges salariés, avertissements et sanction intervenants et encadrants. Procédures RH soumise à accord de la direction.
MISSION 5: PROCESS FACTURATION (formation avec la direction)
MISSION 6: PAIE (avec la direction)
◦ Suivre le bilan des heures des salaries, affecter les heures de travail en cohérence avec les contrats de travail.
◦ Éditer et faire signer les contrats et avenants le cas échéant.
◦ Assurer la gestion des congés, absences ou maladie
◦ Préparer les élements variables de paie pour le gestionnaire paie
◦ Gestion du process des acomptes
MISSION 7: RESPONSABLE DES PROCEDURES QUALITE DANS LE CADRE DE LA NORME NF SAP
◦ Être garant de la mise en application des procédures Qualité dans le cadre de sa mission
◦ Informer la direction des irrégularités constatées et être force de proposition dans la stratégie d'amélioration continue de la Qualité
◦ Visiter chaque client au moins une fois par an et les contacter par téléphone régulièrement (au moins 1 fois par trimestre), tracer le suivi.
◦ Estimer les besoins en formation des intervenants et valider la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.
MISSION 8: ETRE LA COURROIE DE TRANSMISSION DES INDICATEURS ET INFORMATIONS CLES AU GERANT
◦ Préparer les revues d'activité mensuelle à l'attention du gérant et réaliser le suivi d'indicateurs mesurant les objectifs fixés par le gérant.
◦ Commenter l'évolution de l'activité et présenter un plan d'action lors de la réunion mensuelle avec le gérant
◦ Remonter les éléments nécessitant un arbitrage du gérant (hors problèmes opérationnels liés à l'activité courante) : Problématiques RH susceptibles de porter atteinte à l'Enseigne et/ou à l'Agence : comportements suspects allant à l'encontre de valeurs de l’enseigne, litiges.
◦ Gestion des relances et recouvrement de créances