L’Assistant(e) Administration des Ventes (ADV) assure la gestion administrative et contractuelle des dossiers de formation en alternance, formation initiale et en formation continue. Il/elle veille à la conformité des documents, au suivi des prises en charge et à la transmission des dossiers en facturation. Il/elle est un interlocuteur clé entre les services pédagogiques, les Chargés de Relations Entreprises et les Services Centraux, garantissant ainsi la fluidité et la fiabilité des processus administratifs du campus.

Gestion administrative et contractualisation des formations

• Superviser et contrôler l’ensemble des dossiers administratifs liés aux formations.

• Saisir toutes les données relatives aux actions de formation dans l’ERP et garantir leur fiabilité.

• Vérifier la conformité des dossiers avec les obligations légales, administratives, pédagogiques et financières.

• Établir les contrats d’alternance, de formation initiale et de formation continue, constituer les dossiers de prise en charge et de rémunération.

• Assurer le suivi des dossiers auprès des clients, OPCO et autres financeurs.

• Vérifier et valider tous les documents liés à l’action de formation (plannings, conventions, contrats, feuilles d’émargement, attestations de présence, livrets d’accueil…).

• Mettre à jour l’ensemble des supports de communication externes (Plateforme OPCO, EDOF, etc…)

• Assurer le suivi et l’archivage des dossiers de formation.

Coordination entre les services internes et relation avec les Services Centraux

• Être l’interface entre les services pédagogiques, les Chargés de Relations Entreprises et les Services Centraux.

• Gérer et coordonner la circulation des informations entre les services en phase ascendante et descendante.

• Assurer un suivi rigoureux des dossiers avant leur transmission au service facturation.

• Vérifier la conformité et l’exhaustivité des pièces avant transfert (lien avec les OPCO, collecte des bulletins de paie…).

• Rendre compte au service ADV National et au Directeur de Campus de tout dysfonctionnement ou anomalie détectée.

• Être le relais des Services Centraux sur le site du campus.

Gestion de la facturation et des relances

• Assurer le lien avec le service facturation pour garantir le bon déroulement du processus.

• Effectuer un suivi des règlements et relancer les clients en cas d’impayés.

• Assurer la mise à jour et le suivi des accords de financement avec les OPCO et autres organismes.

Support administratif et accueil

• Assister les collaborateurs sur diverses tâches administratives : rédaction de courriers, organisation de réunions, gestion du courrier.

• Gérer le standard téléphonique et assurer l’accueil des clients, apprenants et partenaires.

• Être garant(e) de la qualité du service administratif du campus.

• Réaliser les enquêtes financeurs et les enquêtes de satisfaction entreprises

• Participer aux événements organisés par le campus (rentrée, petits déjeuners, réunions tuteurs, remise des diplômes

Facturation

• Après chaque période d’échéance, récupérer les feuilles de présence et éditer les certificats de réalisation afin d’assurer la facturation des dossiers de formation,

• Récupérer le cas échéant les prises en charge des OPCO,

• Récupération des bons de commande manquant auprès des commerciaux

Titulaire d’un diplôme de niveau BAC+2 à BAC+3 Formation généraliste comptabilité ou RH (BTS, DUT, Faculté)

• Vous disposez d’au moins 1 an d’expérience sur un poste similaire, idéalement acquise dans le secteur de la formation professionnelle

• Vous avez une bonne maitrise des outils informatiques

• Vous êtes doté d’un excellent esprit d’équipe

• Vous êtes de nature optimiste et déterminée

• Vous devez démontrer de la rigueur, de l’autonomie, de bonnes compétences en organisation, et une capacité d’analyse

• Mais surtout, vous avez soif d’aventure et souhaitez relever de nouveaux défis dans un environnement de travail qui valorise l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle,

Alors cette opportunité est faite pour vous !