Poste et missions

La direction Environnement et achats de la Banque Palatine recherche pour son département environnement de travail un.e , Assistant.e de Gestion. Poste basé au siège Val de Fontenay (94 - sortie directe RER A ou E), à pourvoir immédiatement dans le cadre d'un CDI.

L'assistant de gestion contribue au bon fonctionnement de la direction, en assurant la réalisation des tâches de gestion et de secrétariat en veillant à faciliter l'activité du Directeur, des Directeurs de département et des collaborateurs.

Vous assurez la prise en charge des activités de gestion relatives aux domaines ci après :

- Relations administratives avec les fournisseurs

- Gestion des contrats (Création de commandes et réception dans l'outil Sage)

- Gestion des factures (Contrôle et saisie des données de la facture dans l'outil Sage, Saisie de la facturation dans les outils internes, traitement de la facturation AMEX (outil Notilus) et Reed & Mackay

-Gestion budgétaire (Préparation, suivi et analyse du budget, préparation des charges à payer mensuelles, justification des comptes)

- Gestion du compte des cartes professionnelles

- Gestion des sinistres immobilier et automobiles (gestion comptable, relations avec le courtier, déclarations, suivi, …)

Vous effectuez les activités de secrétariat pour la direction définies ci après :

- Assurez la prise en charge de l'accueil téléphonique/physique

- Rédigez les courriers et notes

- Organisez la logistique des réunions et rédiger si nécessaire les comptes rendus de réunions.

- Centralisez les besoins de fournitures et passer les commandes nécessaires au fonctionnement administratif du service

Vous Facilitez l'activité principale du service afin de contribuer à son bon fonctionnement :

- Effectuez un contrôle partiel et à postériori permettant de veiller au respect des procédures et aux règles de fonctionnement

- Informez les services/personnes en cas de d'anomalies constatées et participez à leur rectification

Fort.e d'une expérience avertie dans le traitement comptable de factures , vous êtes reconnue pour votre rigueur, organisation et implication.