Ce poste est fait pour vous si :

• vous êtes polyvalent.e et vous vous adapter rapidement aux besoins de plusieurs équipes administratives.
  
  
• vous faites preuve de flexibilité et souhaitez intervenir sur des établissements variés, découvrir plusieurs environnements de travail.
  
  
• vous souhaitez participer à un projet humain et donner sens à votre travail

Votre rôle en tant qu’Assistant.e Administratif.ve Support, est de renforcer nos équipes administratives (en cas d’absence ou de fortes activités) et d’assurer la bonne continuité des missions.

Rattaché.e à la direction de pôle, au quotidien vous serez sous la responsabilité de la direction du site sur lequel, vous serez déployé.e.

• Log’ins - Villabé (91) est responsable depuis près de 15 ans, du stockage et de la préparation de commande de 2 millions de livres d’occasion (client principal de l’établissement). Son équipe est composé de 23 salariés permanents et accompagne 84 salariés en insertion, répartie entre Villabé et un implant client au Chilly-Mazarin (91).
  
  
• Log’ins - Lieusaint (77) est en charge, de la gestion e-commerce de baskets issues du commerce équitable (client principal de l’établissement). Son équipe est composé de 16 salariés permanents et accompagne 40 salariés en insertion, répartie sur Lieusaint et un implant client à Moissy-Cramayel (77).
  
  
• Log’ins - Aura est répartis sur 8 sites d'exploitation (dont 7 implants client, pluri-activité) dans les départements du Rhône (69), l’Ain (01) et le nord de l’Isère (38). Son équipe est composé de 20 salariés permanents et accompagne 60 salariés en insertion.

Concrètement, vos principales missions sont les suivantes : 

1. Effectuer l’accueil et le secrétariat administratif de la structure

• Prendre en charge l’accueil téléphonique et physique et l’orientation des personnes.  
  
  
• Assurer le secrétariat administratif : gestion du courrier (dont boîte mail), rédaction de correspondances, mise à jour, classement des dossiers, etc. 
  
  
• Le cas échéant, réceptionner les candidatures de salarié.es en insertion, inviter les candidat.es aux sessions de recrutement et, lors de celles-ci, collecter les documents nécessaires à la constitution de leur dossier. 
  
  
• S’assurer de la bonne transmission des informations du planning aux salariés (permanents et en insertion).

2. Assurer le suivi administratif du personnel de l’établissement 

• Constituer les dossiers administratif et informatique pour chaque nouveau collaborateur entrant dans la structure (permanent et en insertion). Transmettre les documents aux différents interlocuteurs internes (dossiers, contrats, Pass IAE, etc.)  
  
  
• Assurer le suivi administratif du personnel (permanent et insertion) :
  
  
  • Effectuer les démarches nécessaires à l’embauche, au parcours et à la sortie du personnel (DPAE, inscription au registre du personnel, visite médicale et mutuelle, etc.)
  • Plus spécifiquement, pour le personnel en parcours d’insertion : éditer les contrats initiaux et avenants de renouvellement de contrat, si nécessaire.
  • Réaliser mensuellement la saisie des éléments variables de paie (congés, absences, justificatifs...) dans notre logiciel de gestion. Puis, transmettre les informations aux gestionnaires de paie.
  • Assurer le suivi et l’archivage de tous les justificatifs relatifs aux éléments de paie. 
  • Imprimer, mettre sous pli les bulletins de paie et assurer la distribution aux collaborateurs concernés.
    
    
• Aider l’équipe sociale dans les démarches administratives simples des salariés en insertion.

Autres : Des missions additionnelles pourront vous être confiées en fonction des besoins.

Formation : Formation supérieure dans les domaines de l’assistanat administrative, de direction, la gestion des ressources humaines ou l’administration du personnel.

Expérience : Expérience souhaitée à des postes similaires de 3 ans minimum, idéalement dans une structure de type insertion par l’activité économique (SIAE).

Compétences et qualités personnelles :

• Gestion et rédaction de documents RH : contrats, avenant.
• Récolter et saisir les éléments variables de la paie dans un logiciel de gestion.
• Grandes capacités de flexibilité, d’agilité et d’adaptabilité (support de 3 sites logistiques différents, dont un en distanciel)
• Bonnes compétences rédactionnelles et relationnelles : capacité de communication écrite et orale
• Vous êtes à l’aise avec les outils numériques, plus particulièrement du pack office : Excel (réalisation de TCD, saisie de données, formules…), Word, Outlook, etc.
• Grandes capacités d’organisation et de polyvalence
• Faire preuve de rigueur, d’autonomie et de proactivité
• Sens et respect de la confidentialité
• Capacité à travailler en équipe et à interagir avec des partenaires / interlocuteurs variés
• Bienveillance et sens de l’écoute
• Forte adhésion au Projet Social d’Ares et plus particulièrement au projet de Log’ins, sens de l’engagement et esprit d’équipe. 
• Le permis B est recommandé (accessibilité & déplacements entre les sites de Villabé et Lieusaint)

Conditions de l’offre :

• CDI, statut Employé
• 2 136 € brut mensuel + prime collective annuelle en fonction des résultats du Groupe
• Rattachement à la CCN Transport et Logistique
• 39h hebdomadaires, télétravail possible
• Lieu de travail : Villabé (91) – déplacements à prévoir sur Lieusaint (77) + Travail en distanciel possible pour l’accompagnement de Log’ins AuRA.

Avantages :

• 6,5 jours de RTT par an + 5 semaines de congés payés + jours de congés d'ancienneté
• Titre restaurant de 10,50 € par jour travaillé + mutuelle familiale (dont 60% à la charge de l'employeur)
• Politique dynamique de développement des compétences et de mobilité infra-groupe
• Tarifs préférentiels sur l'achat de matériels reconditionnés (équipement informatique chez Ateliers Sans Frontières, équipement petits électroménagers chez RepareSeb)

Processus de recrutement :

• 1 échange RH
• 1 échange avec le Directeur du site de Villabé
• 1 échange avec le Directeur du site de Lieusaint et la Directrice du pôle Log’ins