Greenworking recrute un(e) Assistant(e) administratif et de formation pour accompagner et structurer la croissance de ses activités.

En support des Consultant(e)s formateur(rices) et des Chefs de projet, votre rôle sera ainsi d’assurer la gestion administrative des comptes clients et de contribuer à la fluidité des missions et à l’efficacité de nos process.

A ce titre vos missions seront les suivantes :

Suivi administratif de comptes clients :

• Rédiger les devis et les conventions de formation

• Enregistrer les contrats clients et les différentes pièces juridiques

• Traiter les différentes tâches administratives liées aux contrats (envoi des documents légaux, enregistrement et envoi des fiches d’évaluation, etc.)

• Tenir à jour les différentes informations dans l’outil de gestion (commande, facturation…)

• Assurer la tenue à jour du dossier des prestations

• Envoyer les vademacums aux clients et/ou stagiaires

• Intervenir en support pour le staffing des formateurs (planification des sessions, réservations des ressources, création des évènements dans les agendas, gestion des reports, etc.)

• Contrôler et valider les notes de frais

Facturation et comptabilité :

• Effectuer la facturation sur les comptes qui vous sont rattachés

• Associer les frais de la mission sur l’outil de gestion et s’assurer du respect de la politique voyage de Greenworking ou du client

• Assurer le suivi de la comptabilité et de la trésorerie (règlements, bons de commande, etc.)

• Assurer les relances en cas de non-respect des délais

• Participer aux travaux de clôtures

• Rédiger des courriers et suivre des dossiers administratifs du service financier

Gestion de la satisfaction clients et/ou stagiaires :

• Assurer la gestion des questionnaires de satisfaction clients et/ou stagiaires

• Etablir des synthèses de satisfaction par client et/ou formation

Appels d’offres publics :

• Assurer la partie administrative des appels d’offres publics

Cette description prend en compte les principales responsabilités, elle n’est pas limitative.

Vous aurez ainsi de réelles responsabilités, au sein d’une équipe dynamique où règne une ambiance de proximité, de bienveillance et d’excellence, vous permettant de voir l’impact de chacune de vos actions.

Vous êtes issu(e) d’une formation allant de Bac+2 à Bac+5 en gestion. Réactivité, organisation, rigueur, polyvalence, aisance relationnelle et sens des priorités sont les atouts fondamentaux pour mener à bien vos missions. Vous êtes débrouillard(e) et avez l’esprit d’équipe.

Vous bénéficiez d’une première expérience similaire d’au moins 2 ans.

Vous avez une bonne maîtrise des outils Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook). La maîtrise de l’anglais écrit sera appréciée.

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