Nous recrutons un.e Office Manager afin de prendre en charges des missions de support administratif, accueil et services généraux au sein de nos locaux.

Responsabilités confiées :

1. Gestion administrative et bureautique

• Gestion du courrier entrant et sortant
• Gestion des appels téléphoniques entrants et de la messagerie générale
• Classement documentaire et gestion du serveur/drive
• Saisie administrative et mise en forme de documents
• Intégration de documents administratifs sur les portails fournisseurs des clients
• Consolidation de documents administratifs pour les Appels d’Offres (AO)
• Accompagnement dans la préparation et la soumission des candidatures aux appels d’offres

2. Gestion des services généraux

• Supervision de la gestion du matériel et fournitures de bureau
• Accueil des collaborateurs (Onboarding) partenaires et visiteurs
• Relations avec le gestionnaire des locaux et coordination de la bonne tenue des espaces - rangement des locaux
• Organisation logistique des rendez-vous collectifs, réunions et événements internes
• Gestion des prestataires externes (ménage, maintenance, fournitures, véhicules de fonction, etc.)
• Suivi des contrats liés aux services généraux (copieurs, téléphonie, etc.)
• Interface avec le prestataire informatique - suivi du parc informatique
• Suivi du parc matériel et fournitures

3. Support aux collaborateurs et à la direction

• Relais d’information avec la direction et les responsables administratifs internes/externes
• Assistance administrative auprès des collaborateurs.trices
• Réservation et traitement des demandes de voyages/déplacements (billets, hôtels, taxis, etc.)
• Gestion et suivi des notes de frais / intégration des factures CB sur Spendesk
• Suivi des
• Revue des fiches collaborateurs : vérification des dates d’entretiens et de leur bonne signature
• Application des règles d’hygiène et sécurité : EPI, SST, risque incendie…

4. Support comptable et financier

• Saisie et lettrage des factures fournisseurs dans l’ERP (Everwin SX)
• Recouvrement et relances clients
• Suivi des règlements et rapprochements administratifs
• Préparation d’éléments pour la comptabilité externe (cabinet comptable / expert-comptable)

5. Support Ressources humaines

• Intégration de nouveaux salariés dans l’ERP
• Mises à jour RH ponctuelles (enregistrement et suivi des documents à faire signer)
• Gestion et saisie des éléments variables dans SILAE/My Silae (congés, notes de frais, transport, etc.)
• Gestion de la commande et du suivi des titres-restaurant (Swile)
• Suivi des absences, congés, gestion des dossiers du personnel, suivi des visites médicales
• Participation aux process de recrutement (organisation des entretiens, gestion administrative des candidatures)

VOTRE PROFIL - De formation Bac à Bac +5, vous êtes soit expérimenté(e), soit en formation en alternance. Des connaissances comptables sont un plus pour ce poste.

VOS ATOUTS -

1. Organisation et rigueur : capacité à prioriser et assurer un suivi fiable des tâches.
2. Polyvalence et autonomie : aptitude à gérer des missions variées en toute autonomie.
3. Communication et relationnel : sens du service, écoute et aisance avec tous les interlocuteurs.
4. Maîtrise des outils numériques : Pack Office / Google Workspace et logiciels de gestion (ERP, RH, dépenses).
5. Esprit d’initiative et sens pratique : anticipation, réactivité et approche orientée solutions.

6. Discrétion et esprit collaboratif : confidentialité, fiabilité et capacité à travailler en équipe.

   
   Caractéristiques du poste :

• Contrat : CDI
• Télétravail partiel possible 1j/semaine maximum