Rattaché(e) à la Team Lead HR France et au sein d’une équipe RH de 3 personnes, ta mission principale sera d’être le contact référent de nombreux sujets Office Management et RH. A ce titre, tu développes une relation de proximité avec l’équipe FlixBus France (55 personnes environ réparties au siège, en gare routière et points de vente). Ton aisance en anglais te permettra également d’être en contact avec tes collègues basés dans différents pays.

Le poste sera full-stack : tu travailleras à la fois sur les aspects Office Management, Event / Happiness Manager, RH et IT.

Tes missions s’articuleront autour des rôles suivants :

Office Management:

• Tu prends en charge l’ensemble des tâches administratives et la gestion du courrier au quotidien
• Tu es le contact référent pour nos différents prestataires externes ;
• Tu assures le rôle de Travel Manager en étant le référent pour les réservations des déplacements ;
• Tu es le référent « Santé & Sécurité » et mets en place les formations obligatoires liées à ce sujet ;
• Tu peux être amené(e) à gérer les rendez-vous du DG ou divers sujets selon les besoins ;
• Tu t’occupes des fournitures, commandes des cartes de visite et courses pour le siège ;
• Avec ta casquette Event / Happiness, tu organises régulièrement des événements d’entreprise (pots de départs, soirées à thème, etc.) pour toujours assurer une atmosphère fun et agréable ;
• Tu participes à la rédaction de la FlixLetter Office Management/RH mensuelle afin de renforcer notre culture organisationnelle ;
• Tu gères le budget « office » en collaboration avec la comptabilité ;

Ressources Humaines:

• Tu soutiens l’équipe RH sur de nombreux sujets et tu es le point de contact central pour toute l’équipe FlixBus ;
• Tu gères les contrats santé, prévoyance, assurance déplacements ainsi que la médecine du travail ;
• Tu rédiges les contrats de travail, avenants, attestations diverses, pour les collaborateurs du siège ;
• Tu participes à la mise à jour de nos SIRH (Workday, Lucca) et de nos différents listings
• En binôme avec la Junior HR Manager, tu supportes le programme d’onboarding des nouveaux arrivants ;
• Tu assures le suivi des titres de séjour et relances, le cas échéant ;
• Tu participes à la collecte des éléments variables de paie et à la validation des bulletins de salaire.

IT:

• En binôme avec la Team Lead HR, tu assures le suivi de certains projets IT liés aux locaux ou équipement du personnel ;
• En l’absence de l’informaticien, tu peux être amené(e) à t’occuper de demandes simples : effectuer des demandes de support à l’équipe IT en Allemagne, gérer la distribution de matériel informatique ou échanger avec notre opérateur internet / téléphonique.

• Expérience souhaitée de 2 ans sur une fonction similaire, dans un environnement mêlant Office Management et RH ;
• Tu as d’excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles ; Excel n’a plus de secret pour toi. La connaissance des outils Workday et Lucca serait un plus.
• Qualités personnelles : Ta bonne humeur et ton dynamisme font le bonheur de tes collègues. Tu aimes rendre service et t’impliquer dans ton travail. Rigueur et discrétion sont tes deuxièmes prénoms !
• La maîtrise du Français et de l’Anglais est impérative car tu seras amené(e) à échanger avec tes collègues FlixBus dans le monde entier ! Toute autre langue européenne est un plus.
• Si tu te reconnais dans cette description tu es fait pour rejoindre notre équipe.

• Entretien téléphonique avec Laura, Jr. HR Manager
• Entretien visio toujours avec Laura !
• Rencontre visio avec Sandrine, Office Manager & HR Assistant
• Entretien avec Orianne, DRH FlixBus France