Être Office Manager chez Zoov, c’est être au contact de toutes les équipes.
Tel un ange gardien, tu animeras la vie du bureau et veilleras au bien-être et à la qualité de vie de l’ensemble des collaborateurs.
Rattaché(e) à la Direction des Ressources Humaines, et basé(e) sur le site de Paris-Vanves, tu seras en charge de :

1/ Services Généraux

• Suivre les contrats de maintenance de nos locaux (ménage, extincteurs, clim, chauffage, internet, etc…), accompagner les prestataires, gérer les travaux.

• Participer à l’aménagement des locaux :

  • agencement des espaces de travail et des espaces partagés pour créer un lieu accueillant et organisé
  • décoration des bureaux

• Participer à la mise en place et au suivi des évolutions sur la politique de télétravail et les règles sanitaires

• Analyser le besoin en matériel pour gérer au mieux les commandes de fournitures et consommables, collecter et centraliser les demandes des collaborateurs

• Gestion du courrier et des colis :

  • Réception, traitement et distribution du courrier et des colis
  • Affranchissement et envoi du courrier et des colis

• En lien avec l’équipe RH, participer à l’onboarding des nouveaux collaborateurs : mettre en place leur espace de travail, les accueillir, les aider à s’intégrer

• Organiser des événements internes et festifs (afterwork, déjeuners, concours…)

2/ Suivi IT

• Tu seras également le référent IT pour le site de Vanves en lien avec l’équipe IT basée à Oullins :

  • Commande et la mise en marche du matériel informatique à destination des nouveaux collaborateurs (mais aussi des anciens) : installation windows, logiciels et outils internes,…
  • Suivi et gestion de flotte informatique (ordinateur, téléphones et autres imprimantes …)
  • Répondre aux questions des collaborateurs sur l’utilisation des outils IT
• Gérer les badges des collaborateurs et autres accès

Le poste et le contenu des missions ne sont pas exhaustifs et ont un caractère évolutif.

• Tu es un véritable « couteau suisse » et tu sais faire face aux imprévus en prenant des initiatives
• Tu es à l’aise avec le matériel informatique : set-up et petites réparations
• Tu es rigoureux(se), organisé(e), autonome et flexible, avec une sensibilité pour les startups
• Tu as d’excellentes qualités relationnelles et organisationnelles
• Tu es une personne curieus(e), à l’écoute et proactive

Entretiens avec le Responsable Administratif et Financier et éventuellement un entretien avec un Co-fondateur