QUELLES SERONT VOS MISSIONS ?

-       Être support du personnel de l’établissement pour toutes les tâches administratives :

Gestion du courrier entrant et sortant ainsi que les appels téléphoniques et messages

Produire ou finaliser des courriers, notes, rapports, compte-rendu de réunions, modèles…

-       Gérer en relation avec le service RH :

Diffusion interne des offres d’emplois APAJH

Le dossier de la médecine du travail (prise de Rdv)

Rédaction et suivi des contrats CDD (délais, signatures…)

Déclarations Préalables à l’embauche (DPAE)

Préparation des éléments variables de paie

-       Assurer la mise en œuvre et le suivi des dossiers suivants :

Fournitures administratives et produits d’entretien (préparation et saisie des commandes, suivi)

Assurance (déclarations et suivi des sinistres)

Parc voiture (carte carburant, livret de suivi…), demande de devis

-       Gérer en relation avec le service comptabilité :

Prendre en charge les tâches préparatoires à la saisie comptabilité

Suivre les commandes (relances, réception, rapprochement des pièces…)

Préparation, réalisation et envoi de la facturation prix de journée

-       Suivre et mettre à jour les systèmes d’information : site internet, base de données des personnes (Via Trajectoire, Mediateam, SIRH…)

-       Qualité du service rendu :

Appliquer les procédures existantes, proposer des mises à jour

Aider à la mise en page et la rédaction des supports qualités

Collaborer aux enquêtes de satisfaction

Vous recherchez une équipe à taille humaine qui vous fait confiance, un cadre de travail qui vous laisse de l’autonomie ? Vous faites preuve :

-       de dynamisme tout en sachant fait preuve de patience,

-       d’un bon relationnel, d’une capacité à travailler en réseau et en équipe,

-       d’une capacité d’écoute et de communication,

-       de discrétion, avec la faculté à gérer les relations et le stress.

Vous possédez de l’expérience dans :

-       les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint),

-       le respect de la norme rédactionnelle et orthographique,

-       les méthodes de classement, le suivi de tableau de bord

-       les modalités d’accueil, la gestion d’un standard téléphonique,

Venez nous présenter votre projet !

Vous avez un diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT, …) en assistanat de direction, secrétariat, assistanat de gestion et vous souhaitez construire avec nous « une société inclusive, un accès à tout, pour tous » écrivez-nous.