L’assistante de direction accompagne le dirigeant d’entreprise afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaborateur, elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à le seconder.

L’office manager doit s’assurer de la bonne organisation et du fonctionnement au quotidien de l’entreprise. Il coordonne les aspects logistiques et administratifs de l’entreprise.

Organisation de l’agenda du directeur général et accueil

• Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…).

• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.

• Accueillir physiquement les rendez-vous.

• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).

• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).

• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.

Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant

• Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.

• Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.

• Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.

• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).

Communication

• Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…).

• Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).

Rôle de référent de l’information et travail en transverse

• Centraliser l’ensemble des informations dans le but de la fluidifier pour ensuite faciliter les échanges entre l’ensemble des parties prenantes.

• Adapter son discours à des interlocuteurs très variés et expliquer à chacun l’état d’avancement du projet en adaptant le pitch à son point de vue.

• Travailler en transverse avec des ressources internes (technique, marketing, finance, RH…) et externes, notamment par le biais du pilotage de prestataires.

ACTIVITÉS PRINCIPALES Office manager

Gestion du bureau

• Assurer la gestion des stocks : fournitures, matériel, consommables.

• Organiser de l’espace de travail : salles de réunion, postes de travail, badges…

• Coordonner avec les prestataires (ménage, IT, maintenance).

• Suivi des déménagements internes ou aménagements des locaux.

Administration générale

• Réceptionner et trier le courrier

• Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.

• Gérer les notes de frais.

• Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.

• Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, être le support ponctuel à l’administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL…).

• Et plus généralement toute mission découlant de l’activité d’Exaion est en rapport avec le poste occupé par le salarié.

Diplômes requis

Formation de niveau Bac +2/3 ou validation de l’expérience équivalente de type :

• BTS, DUT ou licence en assistanat de direction, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI

• Diplôme d’école d’ingénieur

• Master en IT

Durée d’expérience

• Une expérience de 3 ans minimum pour pouvoir accéder au poste recherché.

Savoirs de spécialités requis (métiers

• Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)

• Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…)

• Connaissances en gestion administrative

• Connaissance des techniques de prise de notes

• Connaissance des techniques de prise de notes

Savoir -faire

• Capacités de communication et de mises en place des conditions de confiance

• Capacités d’organisation et de planification

• Qualité et Amélioration Continue du SI de Exaion SAS

• Maîtrise de l’organisation d’événements

• Connaissances en droit du travail et législation sociale

• Connaissances en gestion administrative du personnel et en gestion budgétaire

• Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord

• Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire

• Anglais professionnel courant

• Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)

Savoirs-être

• Passion et excellence dans nos entreprises

• Capacité d’innovation et de recherche de solutions

• Apprentissage autodirigé continu

• Esprit « d’équipe » et gestion des relations

• Orientation résultats et réalisations

• Organisation et rigueur

• Discrétion

• Dynamisme et réactivité

• Sens de l’écoute et de la communication

• Autonomie

• Capacité à travailler dans des délais contraints

• Faire preuve de diplomatie

• Esprit d’analyse et de synthèse

• Pédagogie

1. Entretien de motivation

2. Entretien opérationnel

3. Entretien avec la Direction