Leader mondial de l'éducation et de l'enseignement supérieur privé, Galileo Global Education recrute pour l'une de ses écoles ESGCV Aix en CDD un Chargé de Scolarité F/H, poste à pourvoir à partir de juillet (CDD pour un remplacement de congé maternité de 5 mois minimum).

Sous l'autorité directe de la Responsable Scolarité ESG de l'établissement, le Salarié aura les missions suivantes :

Détails des missions (liste non exhaustive) :

Gestion des informations pédagogiques de planification
- Support ponctuel au service « Planification »

Gestion des examens et contrôles internes
- Réalisation, diffusion et mise à jour des plannings d'examens
- Organisation des surveillances, des examens, des soutenances, des jurys etc…
- Collecte / mise en page/ contrôle des sujets sur la forme
- Gestion de la duplication des sujets (traitement et suivi)
- Transmission des heures mensuelles des surveillants au service RH

Gestion des notes et conseils pédagogiques
- Collecte / Contrôle /validation et mise en ligne /modifications des notes et appréciations
- Émission des documents nécessaires aux conseils pédagogiques
- Émission des relevés de notes et envoi/diffusion

Gestion du secrétariat pédagogique (communication interne)
- Saisie/ Emission/diffusion des notes de services, courriers divers et autres documents pédagogiques
- Mise en ligne et actualisation des éléments pédagogiques (conventions de stages/ règlement intérieur/livret d'accueil etc…) sur l'extranet étudiants/enseignants
- Réponse aux demandes des étudiants et informations sur les événements ponctuels tels que : absence de professeurs, fermeture des écoles pour raisons exceptionnelles
- Information des enseignants sur les modalités d'organisation du service
- Soutien dans l'organisation des évènements pédagogiques : conférences, projets, examens, rencontres parents-professeurs
- Mise à jour des listes de classe sur logiciel pédagogique (Cocktail…)
- Emission et mise à disposition des certificats de scolarité/inscription
- Inscriptions au BTS (collecte des documents, dépôt dans les centres ...)

Gestion du secrétariat pédagogique (communication externe)
- Saisie/ Emission/diffusion des courriers externes (étudiants/parents/entreprises)
- Réponse aux demandes des étudiants et informations sur les événements ponctuels tels que : absence de professeurs, fermeture des écoles pour raisons exceptionnelles
- Soutien dans l'organisation des évènements pédagogiques : conférences, projets, hackatons, Business Challenge, sharing week…
- Création, mise à jour du calendrier des projets, des examens…..

Et d'une manière générale,
- Respecter les procédures, les délais et les échéances données et alerter le cas échéant, en cas de difficultés
- Etre force de proposition dans l'amélioration et l'harmonisation des process administratifs
- Communiquer et entretenir un bon relationnel avec les équipes permanentes, le personnel enseignant/surveillant, les étudiants
- Etre garant à l'égard de nos clients (étudiants/parents/entreprises/tiers) du niveau de qualité de service attendu par le groupe.

Profil recherché :

Titulaire d'un Bac + 2 ou plus, vous disposez idéalement d'une expérience dans le secteur de la formation.

Hard Skills :

• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook)
• Être à l'aise avec l'utilisation de logiciel (type Cocktail ou équivalent)
• Compétences en organisation d'évènements pédagogiques et examens
• Compétences rédactionnelles et orthographe

Soft Skills :

• Rigueur et sens de l'organisation
• Aisance relationnelle et sens du service
• Discrétion et respect de confidentialité
• Réactivité et capacité à gérer l'imprévu
• Capacité à travailler en équipe

Salaire : 24K€ Brut annuel, en fonction du profil et de l'expérience.

Adresse : 384 avenue du Club Hippique , Aix en Provence.

Horaires : 35h/ Lundi au Vendredi.

Avantages : Mutuelle, carte tickets restaurant, 50% transports, prime de participation, prime de mobilité douce, CSE, 6 semaines de congés payés…

Process de recrutement : Vous serez amené.e à réaliser un test de personnalité et ce afin de nous assurer que notre culture d'entreprise match avec vos valeurs et vos envies !

Vous passerez dans un premier temps un entretien « RH » à distance via Teams, suivi, si votre candidature est validée, d'un entretien en présentiel avec le ou les managers décisionnaires.