Secrétaire Administratif F/H

Description du poste :

Rattaché(e) au Pôle Droit des Sociétés - Droit Immobilier - Pouvoirs de la Direction Juridique de la Branche ENERGIE SYSTEMES du Groupe EIFFAGE, vous prendrez en charge les missions de secrétariat administratif du Pôle.

VOS MISSIONS

Gestion administrative

- Assurer le secrétariat et les tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement du service,

- Accueillir et renseigner les collaborateurs du service et de l'entreprise,

- Assurer un assistanat partagé entre plusieurs managers ou juristes,

- Suivre et traiter les factures,

- Gérer les convocations aux réunions et évènements et organiser des déplacements.

Gestion et suivi des dossiers juridiques

- Actualiser les bases de données du service et administrer les logiciels,

- Contribuer à maintenir les informations et les dossiers à jour et accessibles,

- Préparer et suivre les dossiers juridiques,

- Rechercher, sélectionner les informations permettant les prises de décision et la mise en œuvre des formalités juridiques,

- Suivre les dossiers (cohérence, progression, conclusion) et les échéances calendaires internes et externes notamment pour les reporting et les contentieux.

Rédaction et communication

- Préparer la mise en forme des formalités administratives et des procédures juridiques,

- Assurer ou suivre les procédures juridiques,

- Rédiger certains actes juridiques, notes et procédures,

- Rédiger ou modifier certains actes juridiques et la newsletter juridique, sous le contrôle de juristes,

- Élaborer des comptes rendus, notes de synthèse, et présentations professionnelles.

Classement et archivage

- Rassembler et classer les éléments constitutifs des dossiers,

- Assurer l'archivage approprié des documents.

Formation :
Formation de niveau BAC +2. Le poste est également ouvert aux candidats sans diplôme, à condition de posséder une expérience pertinente dans le domaine.

Expérience :
Vous disposez d'une première expérience vous ayant permis de vous spécialiser dans le suivi administratif avec rigueur et dans le total respect des procédures internes

Compétences :
Vous êtes parfaitement à même d'intégrer et gérer différentes informations en même temps et de travailler dans l'urgence.

Vous avez le souci du travail bien fait (orthographe, respect des règles de présentation), du classement méthodique et sécure et appréciez la collaboration en équipe.

Appelé(e) à côtoyer la Direction Générale de la Branche, vous avez le sens du service, faites preuve de dynamisme et de discrétion.

Vous maîtrisez Pack Office, Internet) et les outils de communication (Outlook - Teams ou autre) et vous faites preuve de curiosité pour les outils de bureautique et leur évolution afin d'être force de proposition pour le Pôle en mettant en œuvre les nouveautés développées par le Groupe et supports de formations associés.

Ce que nous proposons :
·Rémunération selon profil sur 13.3 mois
·Primes diverses (13ème mois, prime vacances)
·RIE
·Actionnariat salarié
·CSE

Localisation :
Poste basé à Vélizy (78).

Attachés à l'égalité professionnelle, à la mixité et à la diversité, nous accueillons tous les talents et nous engageons notamment dans le recrutement de personnes en situation de handicap.

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