Rattaché(e) au pôle services généraux (composé de 7 collaborateurs), vous assurez des missions d’ d’appui administratif et opérationnel du responsable du service :

Gestion des bâtiments de l’école / sécurité des bâtiments ERP (4 sites : 3 à Villejuif de 8500 m2, 6700 m2 et 1600 m2, 1 à Bordeaux de 3500 m2. Un cinquième site de 4600 m2 est actuellement en construction à Villejuif) :

• En lien avec l’équipe des techniciens polyvalents, vérifier au quotidien l'état et la sécurité des différents sites de l’école.

• Préparer et assurer le suivi des audits / commissions de sécurité : tenir les registres de sécurité et tableaux de bord.

• Coordonner les besoins et les activités en sécurité incendie (matériels, exercices d’évacuation).

• Superviser l'actualisation annuelle des DUERP, contrats assurance…

• Mettre à jour les fiches techniques des bâtiments.

• Suivre et organiser la formation sécurité de l'équipe permanente.

• Assurer un travail de veille réglementaire.

Interface avec les prestataires et bailleurs :

• Superviser les travaux de remise en état, amélioration, reconfiguration, déménagements, levée de réserves…

• Gérer et développer le portefeuille des prestataires.

• Gérer et suivre les prestations et les contrats de services techniques prestataires (SSI, CTA…).

• Evaluer les nouveaux prestataires.

• Participation et soutiens aux équipes dans le cadre des réponses à appels d’offres.

Optimisation de la gestion des sujets administratifs :

• Mettre à jour les process du service.

• Gérer et optimiser l’utilisation du portail digital Services, qui permet aux collaborateurs de l’école de faire une demande et signaler un problème.

• Suivre les indicateurs de performance.

Participation au pilotage et au suivi financier :

• Assurer le suivi budgétaire et financier.

• Vérifier et suivre les commandes et factures en lien avec le service comptabilité.

• Participer à la négociation des contrats.

• Aider à la construction du budget annuel.

Autres activités :

• En soutien des techniciens polyvalents, assurer un support à l'organisation des événements (journées portes ouvertes, séminaires, conférences…).

Vous possédez une première expérience significative sur un poste similaire, en établissement d’enseignement supérieur, environnement industriel ou ERP.

Outre une grande rigueur, le sens des responsabilités et la capacité à prendre des initiatives, ce poste requiert une sensibilité forte pour les aspects réglementaires/sécurité.

Vous êtes à l’aise avec les tâches manuelles, administratives, et les outils informatiques (Outlook, Word, Excel, outils de gestion…).

Vous disposez d’une bonne capacité à travailler en équipe. Vos compétences relationnelles vous permettent d’interagir efficacement avec les différents interlocuteurs, internes (équipes pédagogiques et externes.

Enfin, vous aimez la polyvalence face à la diversité des missions à réaliser.