Rattaché(e) au pôle Finance, le/la gestionnaire ADV assure un soutien administratif et opérationnel aux équipes projets dans la gestion des fournisseurs et des clients tout au long des événements. Il/elle est en contact direct avec la comptabilité fournisseurs et clients et veille à la fluidité et à l’efficacité dans le traitement des factures fournisseurs et clients.

A ces missions pourront s’ajouter toutes tâches administratives relatives au suivi du projet et conformément à l’évolution des processus de l’entreprise.

Par ailleurs, il/elle accompagne les équipes projets pour la constitution de dossiers administratifs dans le cadre de réponses à appel d’offre.

Le/la gestionnaire ADV est le garant de la qualité de la gestion comptable des fournisseurs :

• Collecte des documents légaux (KBIS, IBAN, RC)

• Création des comptes fournisseurs en lien avec la comptabilité fournisseurs

• Saisie des bons de commandes (BDC), en lien avec les équipes projets

• Remplissage et suivi de la base de donnée fournisseur

• Traitement des factures fournisseurs

• Suivi des factures fournisseurs manquantes et relance des équipes projets

• Mise à jour et suivi des comptes d’exploitation de chaque événement au fur et à mesure

• Clôture des comptes d’exploitation post événement

Le/la gestionnaire ADV assure la gestion optimale de la facturation client :

• Collecte des informations de facturation

• Création des comptes clients en lien avec la comptabilité clients

• Réalisation des ordres de facturation (acompte, solde), en lien avec les équipes projets

• Suivi des impayés, en lien avec la comptabilité clients et les équipes projets

Le/la gestionnaire ADV agit en tant qu’Ambassadeur de la Politique de Développement Durable d’EBRA Events : :

• Participation à l’amélioration continue dans la gestion des fournisseurs et des clients

• Acteur clé de la procédure d’achats responsables

• Suivi de la signature de la charte de Relations Durables par les fournisseurs

• Suivi de l’évaluation des fournisseurs post événement, en lien avec les équipes projets

• Accompagnement des équipes projets dans le calcul de l’empreinte carbone de leurs événements

Le/la gestionnaire ADV pourrait être sollicité(e) pour renforcer les équipes d’organisation sur le terrain lors de certains événements.

POURQUOI NOUS REJOINDRE ?

• En rejoignant le groupe EBRA, vous bénéficierez :

  • D’une politique Qualité de Vie au Travail axé sur le développement personnel.

  • D’une politique RSE.

Formation et expérience :

Formation initiale : BAC+3 minimum en gestion ou administration.

Expérience professionnelle : Jeune diplômé, idéalement en lien avec des activités événementielles

Compétences comportementales attendues :

• Polyvalence, organisation et rigueur dans la gestion des tâches administratives.

• Bon sens relationnel pour interagir avec différents interlocuteurs (équipes projets, comptabilité, fournisseurs, clients).

• Capacité à gérer plusieurs missions en parallèle et à respecter les délais.

• Esprit d’analyse pour traiter les demandes complexes.

Compétences techniques attendues :

• Bonne maitrise des outils bureautiques.

• Connaissance des processus liés à la gestion administrative et comptable de fournisseurs et de clients.

• Sensibilité aux achats responsables et à la gestion de bases de données fournisseurs.

• Un entretien avec votre futur manager