Les équipes du Département s’engagent chaque jour pour l’action sociale, l’aménagement du territoire, l’éducation, la culture et la jeunesse. Elles œuvrent dans l’ombre pour l’avenir du Département mais aussi, et surtout, pour rendre le quotidien des Yvelinois plus facile.

La Direction des Bâtiments Unifiée assure la gestion, l’entretien et le développement d’un parc immobilier de près d’un million de mètres carrés. La typologie des bâtiments concernés se compose principalement des 114 collèges gérés par le Département, mais aussi des bâtiments affectés aux services sociaux, à la gendarmerie nationale, aux centres d’incendie et de secours et aux activités culturelles du Département et autres.

L’ambition du Département est d’investir massivement pour remettre à niveau son parc de bâtiments, dans un souci de cohérence patrimoniale via un très haut niveau d’exemplarité environnementale.
Nous recherchons un Assistant de service et appui administratif à la gestion des marchés pour mener à bien cette ambition !

Les missions en bref …

Au sein de la Direction des Bâtiments, le Service Travaux d’Aménagements de la Sous→Direction des Travaux et Intervention (SDTI) assure la conduite d’opérations d’aménagement des bâtiments existants (Gros Entretien Renouvellement, mise aux normes techniques et règlementaires, mise en œuvre de l’agenda d’accessibilité programmé des bâtiments ERP, réhabilitations partielles, améliorations fonctionnelles …).

Les opérations sont conduites en majorité en maîtrise d’œuvre externe via des marchés à procédure adaptés de MOE ou des accords cadre à marchés subséquents, mais également en maîtrise d’œuvre interne.

Les travaux d’aménagement recouvrent principalement des travaux multi→techniques tous corps d’état, les travaux mono-techniques (CVC, CFO/CFA, SSI) étant pilotés par la Sous-direction des Etudes et de la Maintenance Contractuelle. Ils concernent les mises aux normes règlementaires et techniques (mise en accessibilité, mise aux normes techniques des équipements et des installations), des améliorations fonctionnelles sans changement d’usage du bâtiment (avec, ou sans extension) ou encore des travaux de pérennité du patrimoine (étanchéité, couverture, façade, VRD, …).

L’Assistant du service assure les missions d’Assistant du Chef de service Travaux d’Aménagement, ainsi que des 5 chefs de projets d’aménagement et réhabilitation relevant de son périmètre (service Travaux d’Aménagement).

A travers ce poste, vos principales missions principales seront les suivantes

Gestion administrative en lien avec les 5 Chefs de projets :

→ Mise en forme et suivi des rapports et délibérations à présenter en vue de leur présentation en Commission permanente (CP) et Conseil Départemental (CD) – Gestion dans AirDélib
→ Rédaction et gestion des pièces administratives liées à l’exécutions des marchés publics de maîtrise d’œuvre et travaux (bons de commande, actes d’engagement, ordres de service, avenants, DC4, procès-verbaux, courriers,…)
→ Suivi des calendriers opérationnels et des procédures en cours
→ Participation à l’archivage des documents liés aux opérations de travaux

Secrétariat du service :

→ Gestion du courrier arrivé et des parapheurs (suivi, contrôle des documents et des circuits de validation)
→ Participation à l’organisation pratique du service et à son fonctionnement opérationnel.
→ Organisation des évènements visant à la cohésion d’équipe.
→ Gestion des demandes DSI
→ Gestion des fournitures

Rôle d’Assistant du Chef de service :

→ Gestion de l’agenda (organisation des rendez-vous, réunions et déplacements, préparation des dossiers correspondants..) ;
→ Accueil téléphonique et physique des correspondants et visiteurs ;
→ Rédaction de courriers, notes et compte-rendu de réunion ;
→ Gestion du courrier arrivé et des parapheurs (suivi, contrôle des documents et des circuits de validation)

A travers ce poste, vous serez en interaction avec de nombreux interlocuteurs internes (différents Directions et Services du Département) et externes (Collectivités, Collèges, Entreprises, etc.).

Nos atouts :

Pourquoi nous rejoindre ?

Au-delà de mettre votre ambition au service de ce qui compte vraiment, en rejoignant le Département, vous intégrez une structure soucieuse du bien-être de ses collaborateurs, où chacun façonne les contours de son poste.

Comment cela se traduit ? Par une promesse employeur : offrir aux collaborateurs du Département des Yvelines une expérience professionnelle riche de sens, source d’employabilité et d’équilibre .

Et concrétement ?

Vous béneficiez de nombreux avantages :

• un parcours d’intégration complet pour faciliter la prise en main de votre poste et découvrir votre environnement, avec des sessions d’intégration « Bienvenue à bord ! », des modules de formation spécifiques, des sessions pour découvrir les métiers du Département, etc. ;

• une large palette de formations qualifiantes ou certifiantes pour développer votre employabilité et votre projet professionnel ainsi qu’un accompagnement individualisé lors de votre entretien de parcours professionnel avec votre référent RH ;

• des temps dédiés pour vous ressourcer et élargir votre horizon professionnel avec des conférences inspirantes mensuelles, des semaines thématiques, etc. ;

• des conditions de télétravail souples pour les métiers qui le permettent : 2 jours par semaine, mais aussi différents espaces de co-working dans les Départements des Yvelines et des Hauts-de-Seine ;
  jusqu’à 47 jours de congés annuels ;

• des avantages et prestations sociales intéressants : sport, voyages, billetterie, culture, aide à l’accès au logement, titres restaurant, 2 restaurants inter-entreprises (RIE), activités sportives à tarifs très avantageux, etc. ;

• une participation financière pour votre mutuelle santé et votre prévoyance.

Vos atouts :

Vous êtes titulaire d’un Bac+2 Assistant Manager ou équivalent. Vous avez idéalement une expérience confirmée en tant qu’Assistant de Direction dans un service spécialisé en maîtrise d’ouvrage public / conduite d’opération.

A travers votre expérience, vous avez acquis de solides compétences en appui au management et soutien administratif sur des dossiers techniques.

Vous vous reconnaissez dans les points suivants :

☑ Vous êtes rigoureux et méthodique. Vous savez prendre des initiatives pour apporter votre plus value au service.
☑ Vous démontrez de bonnes capacités rédactionnelles, de synthèse et d’analyse.
☑ Vous savez travailler en transversalité et vous avez des qualités d’animation. Vous appréciez le travail en équipe et vous avez un bon relationnel.
☑ Vous êtes bon communiquant et cela facilite vos échanges avec les différentes parties prenantes.
☑ Vous êtes à l’aise sur les logiciels bureautiques.
☑ Vous aimez les domaines techniques.

Le permis B est obligatoire pour ce poste car des déplacements sur le territoire du département des Yvelines et des Hauts de Seine sont à prévoir dans le cadre de la convergence avec le département des Hauts de Seine.

Informations complémentaires :

Ce poste est un poste permanent du secteur public.
Recrutement par voie statutaire pour les titulaires ou CDD de 3 ans pour les contractuels (renouvelable).

Parce que nous sommes des acteurs de proximité au service de la population Yvelinoise et parce que vous souhaitez vivre un métier créateur de liens :

Rejoignez les équipes du Département des Yvelines !

Pour postuler, cliquez juste ici: https://recrutement.yvelines.fr/postuler/detail-de-loffre/annonce-127001513-127001549