Groupe Courtin est un groupe indépendant, non côté, fondé en 2015 par Christophe Courtin.

C’est un groupe immobilier en pleine croissance (70 personnes, CA de 55m€) qui détient :

- Une structure promotion immobilière et une foncière : COURTIN PROMOTION et COURTIN GESTION construisent et développent un patrimoine immobilier “prime” à partir de la 1ère technopole d’Europe (Sophia Antipolis) en requalifiant les sites obsolètes et inadaptés à la demande actuelle.

- Un exploitant en espaces de travail flexibles : FLEX-O propose des lieux de travail qui sont aussi des espaces de vie (confort, lumière naturelle, espaces naturels extérieurs, services, commerces, nature etc..) de façon la plus éco-responsable possible et avec services dans les principales métropoles Françaises.

- Un fond d’investissement Evergreen : COURTIN INVESTMENT avec plus d’une centaine de participations à date de Startups en croissance, principalement françaises qui ont un impact positif sur leur environnement.

Dans le cadre de notre développement, nous sommes à la recherche d’un Front Office Manager H/F.

Le Front Office Manager H/F assure la gestion du site au quotidien et contribue activement à la rentabilité du site

MISSIONS

Vous aurez pour principales missions :

Service Client

o Être l’interlocuteur privilégié de tous les clients et visiteurs en fournissant un service professionnel en toutes circonstances ;

o Garantir une première impression exceptionnelle ;

o Suivre les process d’expérience clients en bonne collaboration avec le Sales Manager ;

o Maitriser les procédures et standards Flex-O de réception (« Front office ») : accueil, réception des colis, gestion des visiteurs, réponse téléphonique et délivrance des produits/services ;

o Gérer la relation client (de l’arrivée au départ) et la satisfaction client : gestion des demandes et des commandes, anticipation des besoins de façon proactive, fidélisation des clients existants et des nouveaux clients (longue durée comme courte durée) ;

o Résoudre tous les problèmes des clients / visiteurs et suivre leur résolution. A titre d’exemples : suivi des questionnaires de satisfaction, réponse aux tickets dans l’outil informatique, gestion des plaintes …

o Atteindre le niveau de taux de satisfaction client (NPS) défini par l’entreprise.

Tenue du centre

o Appliquer le code vestimentaire (casual) ;

o Mettre à jour les affichages obligatoires ;

o Respecter le Guide des Standards dans tous les espaces du site ;

o S’assurer de l’entretien et de la propreté du site et de ses extérieurs ;

o Mettre en place les bureaux témoins ;

o Réaliser des audits semestriels Qualité et Standards ;

o Veiller à la mise en conformité du site (contrôles règlementaires).

Rentabilité

o Contribuer à la rentabilité du site en optimisant les revenus et en réduisant les coûts ;

o Générer des marges supplémentaires en proposant des services additionnels ou à plus fort revenu ;

o Animer le programme de parrainage et identifier les opportunités de développement de l’offre clients existants ;

o Appuyer le Sales Manager pour la planification et l’exécution des renouvellements de contrats clients, notamment en se répartissant la responsabilité des dossiers (bureau, domiciliation) - les Sales Managers conservant les cas clients complexes ou difficiles ;

o Contrôler quotidiennement les paiements clients et atteindre le niveau de taux de recouvrement attendu par Flex-O.

Coordination de l’équipe

o Coordonner et participer à la formation du Receptionist ;

o S’assurer de la bonne compréhension et réalisation des missions et tâches au quotidien de l’équipe ;

o Préparer le planning et veiller à son respect ;

o Mener les entretiens individuels du Receptionist

Ventes

o En support du Sales Manager, être en mesure de faire visiter le site aux prospects ;

o Envoyer la proposition au client si besoin ;

o Transmettre toutes les informations nécessaires au Sales Manager pour finaliser la vente.

Administratif

o Gérer les factures fournisseurs, vérifier la refacturation clients et maîtriser les marges qui y sont associées ;

o Superviser la facturation mensuelle des clients du centre ;

o Contrôler les paiements clients (vérification journalière de la balance, relances, suspension de services, suspension du contrat, etc.).

COMPETENCES REQUISES

o Autonomie et force de proposition ;

o Sens du service client très prononcé ;

o Etat d’esprit commercial ;

o Gestion des priorités et réactivité ;

o Organisation d’événements.

FORMATION

Issu d’une formation commerciale ou hôtelière, vous avez une précédente expérience dans le domaine du service client, de l’hôtellerie ou de l’événementiel. Vous êtes très orienté résultats et avez à cœur de participer à la gestion de votre propre centre de profits Vous souhaitez rejoindre une société en croissance qui se développe sur l’ensemble du territoire français.

Déroulement des entretiens 🚀

• Présélection téléphonique par les RH 📲

• Premier entretien de présentation RH (en visio) 💻

• Deuxième entretien métier par le manager  (en visio)🤓

• Validation finale par Christophe Courtin et la RRH (en visio)🤝