Vous avez envie : 

De donner du sens à votre job et d’agir au service d’une entreprise engagée pour le climat ?

De rejoindre une équipe passionnée, agile et à taille humaine (7 pers.) ?

D’un poste polyvalent, aux missions diversifiées et jouant un rôle clé au sein de notre organisation ?

Afin de renforcer notre équipe, nous recherchons un(e) office manager en CDI, avec possibilité de contrat à temps partiel (80%) si souhaité.

En tant qu’office manager, vous êtes au cœur des opérations quotidiennes de notre organisation. Véritable ‘couteau-suisse’, vous êtes responsable de la gestion administrative au sein de l’organisation tout en soutenant les différents collaborateurs de l’équipe dans l’organisation de leurs missions. Votre rôle central fait de vous un interlocuteur privilégié au sein de notre équipe. Vous êtes rattaché.es à la directrice d’ALLICE avec laquelle vous travaillez en lien étroit, vous travaillez également avec notre chargée de communication. Vos missions incluent :

Gestion administrative  

Assurer la gestion administrative relative aux adhésions, fournisseurs et clients 

Préparation et suivi des documents contractuels ; suivi des facturations et paiements dans le respect des délais et des procédures établies 

Mise à jour des informations de suivi des adhésions et des supports de communication ; accueil des nouvelles entreprises adhérentes.

Assurer un reporting régulier (tableaux de bord) : 

Collecte et suivi des différents indicateurs de performance ; analyse et reporting auprès de la directrice.

Suivi budgétaire régulier des dépenses et recettes, en lien étroit avec la directrice et le comptable d’ALLICE. 

Assurer la mise à jour régulière du CRM et garantir sa bonne utilisation.

Contribuer à l’élaboration de dossiers financiers : préparation des documents administratifs ; support pour la préparation des dossiers de demandes d’aides et des livrables, dans le respect des délais et des modalités définies. 

Gérer les demandes entrantes : boîte mail contact, demandes téléphoniques etc.  

Support aux actions de communication et à l’organisation d’évènements  

Gérer l’organisation de rendez-vous et de déplacements professionnels. 

Contribuer à la mise à jour du site web et de l’extranet : publications régulières de contenu ; support pour le projet de refonte du site. 

Soutenir la logistique de nos évènements : recherche de lieux et prestataires ; liens avec les prestataires ; réponses aux demandes d’information et de devis ; mise à jour régulière des plateformes d’événement ; soutien logistique divers, etc. 

Support aux actions générales de l’équipe 

Adapter et optimiser les outils de travail de l’équipe : garantir la bonne organisation des dossiers et documents de travail ; proposer, mettre en place et assurer le maintien de procédures et d’outils de travail internes (template, fichiers partagés etc.). 

Adapter et optimiser le cadre de travail de l’équipe : proposer des aménagements contribuant à la qualité de vie au travail des collaborateurs ; gérer les demandes et les commandes diverses auprès des services internes et des prestataires, etc.

Compétences métier  

• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
• Capacité à rédiger des écrits professionnels 
• Notions juridiques (droit des affaires) 
• Sens aigu de l’organisation 
• Maîtrise de l’anglais appréciée (à l’écrit).

 Savoir-être 

• Sens du service 
• Rigueur et souci de la qualité 
• Capacité à travailler en autonomie et à prendre des initiatives
• Aptitudes relationnelles et appétence pour la dynamique de groupe 
• Sens de la discrétion.

  Formation :  

• BTS ou DUT (Bac+2/bac+3) en gestion d’entreprises 
• Licence ou Master spécialisé en management et en gestion d’entreprise.

 Expérience requise : minimum 3 ans d’expérience professionnelle dans une fonction équivalente.