Au sein de l’équipe administrative, placé·e sous la responsabilité de notre co-fondateur et CTO Loïc, tu seras un soutien opérationnel clef à la gestion financière de notre entreprise.

Tu travailleras en collaboration avec notre CTO qui a également la casquette de DAF, ainsi qu’avec notre équipe Customer Care et tes missions seront organisées en fonction des différents cycles de vente.

A noter que ce poste est basé à Paris, nous travaillons en “flex office” mais nous n’accepterons pas de candidature de personne vivant en dehors de l’Ile de France.

Tes missions

Facturation clients et fournisseurs 50%

• Vérification, saisie & suivi de la facturation clients / fournisseurs. On a automatisé une partie importante des tâches chez nous mais il y a toujours des impondérables à traiter avec discernement et finesse. En termes de volume, l’administration des ventes représente environ 130 factures clients et 130 factures fournisseurs par mois.

• Traitement des litiges de facturation avec l’aide de notre Chief Operations Officer et de la direction générale.

Soutien à la gestion financière et administrative 25%

• Support à la pré-comptabilité : récupération des pièces comptables, tenue de tableaux de bord, émission de virements, classification des différents éléments comptables (factures d’achat, factures de vente, relevés bancaires…) parce qu’on aime faire nos clôtures mensuelles à temps et avoir moins de travail en fin d’année

• Gestion des frais généraux: soutien à la direction pour toutes les dépenses générées par l’activité de l’entreprise (immobilier, transport, fournitures…)

Support opérationnel juridique 25%

• Rédaction et suivi de contrats et devis sur la base de nos modèles existants

• Réception, vérification et saisie de ceux-ci dans notre logiciel de gestion

• Garant·e du classement et de la conservation de toutes nos données clients et fournisseurs, ainsi que du suivi des éventuels dossiers contentieux

• Diplôme de niveau Bac+2/+3

• Expérience de 2 ans minimum sur des fonctions similaires

• Tu es à l’aise avec les sujets de facturation et la gestion administrative de commandes

• Tu as des notions des aspects contractuels, juridiques, et commerciaux d’un contrat commercial et d’un projet

• Tu es doté.e d’une grande rigueur et d’un bon sens de l’organisation

• Tu es structuré.e dans ton travail et tu aimes jongler entre différents outils

• Tu as à coeur de d’assurer la satisfaction de tes clients

• Tu aimes le travail bien fait et ne laisses rien au hasard

• Tu cherches à automatiser tes tâches avec intelligence

Compétences

• Bonne maîtrise des ERP et logiciels de gestion de commandes (Pennylane serait un plus indéniable)

• Excellente maîtrise des outils de bureautique et notamment de tableurs

• Connaissance des bases de la comptabilité

• Connaissance des outils de suivi et de gestion de contrats

• Bonnes connaissances des normes et réglementations relatives au commerce

• Maîtrise de la suite Google, Slack, Notion

Les avantages Bloomays

• Une semaine à 4,5 jours: nous finissons notre semaine le vendredi à 13h!

• Nous fonctionnons en “vrai” flex office - nous n’avons pas de jours de télétravail ou de présentiel imposés. Tu t’organises comme tu veux et les bureaux te sont toujours ouverts !

• Une culture inspirée des méthodes Agile, avec de plus en plus d’écrit pour mieux fonctionner dans notre organisation distancielle

• Nous offrons une couverture santé avec Alan - une belle couverture de mutuelle, pour rester dans de beaux draps

• Mais aussi la carte Swile avec des tickets restaurant à 9 euros par jour travaillé, pris en charge à 50% par Bloomays

Tous nos entretiens se déroulent en visio! Nous sommes en flex office et très habitué·e·s à utiliser Google Meet

• Un premier court échange avec Romain, un·e de nos Talent and Operations Manager pour faire le point sur ton profil

• Un entretien avec Loïc, notre CTO et ton futur manager, pour parler du poste plus en détail, notamment: les rituels et process de l’administration des ventes ainsi que la gestion des contrats et du service client chez Bloomays.

• Un entretien avec Jessica, notre DRH, pour valider notre compatibilité humaine et culturelle

• Puis tu rencontreras Mehdi, notre CEO a afin de confirmer notre intérêt mutuel, et tout savoir sur Bloomays si tu as encore des questions!

• Si tu es retenu·e tu rencontreras Sarah, Customer Care manager qui sera ton binôme dans la gestion de la relation client