Le/la chef de projet évènementiel, aura en charge les responsabilités et activités suivantes :

Définition des caractéristiques de l’évènement

• Organiser et animer des réunions afin d’identifier les souhaits et besoins,
• Établir le cahier des charges et les objectifs de l’événement,
• Détailler le budget alloué à l’événement,
• Imaginer les modalités de l’événement, en accord avec les objectifs et le budget, et apporter son expertise et sa créativité concernant les moyens et outils à mobiliser,
• Planifier les différentes tâches nécessaires à la réalisation de l’événement,
• Echanger avec les clients internes et être à l’écoute de leurs besoins

Gestion de l’évènement

·       Sélectionner et superviser les prestataires qui interviendront sur l’événement si nécessaire,

·       Coordonner les étapes de l’organisation de l’événement et de son animation (choix du lieu, des intervenants…), en s’assurant du respect des deadlines (délais) et des obligations contractuelles,

·       Organiser et superviser l’approvisionnement et la logistique associés à l’événement,

·       Proposer un plan de communication de l’événement afin d’en faire sa promotion,

·       Être garant du respect des exigences de sécurité et de qualité relatives à l’ensemble de l’événement, de sa préparation à sa clôture,

·       Être présent le jour J de l’événement afin de s’assurer du bon déroulement du planning, de réagir et être force de proposition en cas de dysfonctionnement…si nécessaire,

Retour clients et mesure de l’impact de l’évènement

• Gérer la collecte et l’analyse des retours d’expérience afin de mesurer la satisfaction de ses clients internes et/ou externes ainsi que des participants à l’événement,
• Réaliser les actions nécessaires à la clôture de l’événement, comme la facturation par exemple,
• Dresser le bilan financier de l’événement (gestion des achats et des dépenses),
• Mesurer l’impact de l’événement grâce à des outils adaptés aux objectifs (satisfaction des participants, impact commercial…),
• Communiquer sur les retombées et le succès de l’événement, et identifier des axes d’amélioration.
• Faire des reportings réguliers sur son activité

Cette description de poste n’est pas limitative et le contenu pourra être adapté ou modifié en fonction des besoins du service.

De formation Bac+3/5 en communication, évènementiel, vous bénéficiez d’une expérience minimum de 3/5 ans sur le même type de poste. 

Compétences techniques

• Capacité en gestion de budget et gestion de projet,
• Gestion budgétaire,
• Connaissance du secteur événementiel (concernant les nouveaux prestataires, nouveaux lieux, nouvelles tendances…),
• Maîtrise des principaux logiciels bureautiques,

Aptitudes professionnelles

·       Aisance relationnelle,

·       Rigueur et organisation,

·       Sens du détail,

·       Créativité,

·       Goût pour l’innovation,

·       Capacité d’adaptation,

·       Disponibilité et réactivité,

·       Résistance au stress,

·       Sens du service client,

·       Force de proposition et de conviction,

·       Esprit d’équipe et travail en mode projet,

·       Capacité à travailler sur plusieurs projets en parallèle.