Nous recherchons notre Responsable des services généraux et du suivi administratif F/H pour rejoindre notre Ecole, Atelier de Sèvres, située Paris 6ème dans le cadre d'un CDI à pourvoir rapidement.

Depuis 1979, l'atelier de Sèvres prépare les étudiants à la réussite des concours des grandes écoles d'art et d'animation. Depuis 2016, l'atelier de Sèvres est devenu une école d'art de pointe dans les domaines de l'animation, formant notamment des auteurs-réalisateurs dans le domaine de la création contemporaine, mêlant cinéma, animation et écriture.

Vous rejoindrez l'équipe de la direction de l'école aux côtés de la directrice adjointe et de la direction en direct selon les sujets, et vous serez en charge de :

Gestion des bâtiments de l'école Sécurité des bâtiments - ERP catégorie 2 (6 sites) - en lien avec le responsable Groupe :

• Vérification au quotidien de l'état et de la sécurité du site et actions conséquentes si besoin ;
• Préparation, mise en place des exercices d'évacuation incendie ;
• Tenue du registre de sécurité ;
• Préparation et participation aux commissions de sécurité ;
• Supervision de l'actualisation annuelle des DUERP, contrats assurance etc. ;
• Suivi et organisation de la formation sécurité de l'équipe permanente ;

Maintien des infrastructures, matériel technique, des bâtiments

• Gestion et suivi des contrats de services techniques prestataires > SSI, CTA, Etanchéité… et assurances ;
• Interaction avec les fournisseurs et les prestataires extérieurs ;

En s'appuyant sur les équipes internes d'appariteurs à superviser sur les différents sites :

• Vérification quotidienne des espaces de travail et vérification des consommables (présence de papier toilette, savon, essuie-tout…) et de l'équipement des sites (néons, chaises, tables…) ;
• Petits travaux de maintenance ;
• Supervision des travaux annuels d'été de remise en état / amélioration / reconfiguration / déménagements de nos sites. ;

Management, structuration et supervision d'une équipe pour gérer le quotidien de l'école

• Allouer et organiser les ressources (humaines et opérationnelles) nécessaires en fonction des besoins des différents services ;
• Élaborer les procédures de fonctionnement du service ;
• Animer des réunions de travail en tant que manager ;
• Recruter et évaluer le personnel (entretiens professionnels, d'évaluation, de formation…) ;

Equipes internes

• Accueil école (ouverture / fermeture des sites)
• Appariteurs sur les différents sites (responsables des demandes étudiants / enseignants et du bon fonctionnement des lieux / préparation des salles / vérification du matériel pédagogique / lieux) ;

Equipes externes

• Agents d'entretien, entreprises d'entretien et de travaux à réaliser dans le bâtiment ;

Optimisation de la gestion des sujets administratifs et d'organisation de la vie de l'école

• Suivi administratif des dossiers d'inscription en lien étroit avec la direction adjointe (Vérification des DI/ courrier de confirmation d'inscription/envoi des chèques à la comptabilité / Lien avec le responsable admissions) ;
• Support à l'organisation des événements JPO, JPO, stages découvertes, cessions d'admission, soirée info… ;

Pilotage et suivi financier des dépenses de services généraux en veillant à leur optimisation

• Suivi des commandes en cours et organisation des livraisons inter-sites :
• Responsable de la négociation des contrats tout en respectant les réglementations en vigueur (nettoyage, sécurité, courrier, reprographie, coursiers…) ;
• Vérification et suivi des commandes et factures en lien avec la comptabilité ;
• Suivi budgétaire et financier ;
• Aide à la construction du budget annuel avec la direction (CAPEX et services généraux).

Profil recherché :

Une expérience significative réussie de min. 5 ans sur un poste similaire est indispensable.

Grande autonomie et polyvalence afin d'assurer un support logistique à l'entreprise.

Réelle capacité à manager, à structurer et à fédérer une équipe.

Capacité managériale éprouvée permettant de piloter toutes les équipes structurelles, de la maintenance à l'entretien en passant par les services administratifs ou l'acquisition.

Très bon relationnel et capacité à s'adapter aux différents interlocuteurs internes comme externes à l'école : équipes pédagogique, scolarité, administrative, commerciales, et à l'ensemble des fournisseurs.

Compétences recherchées :

• Maîtrise des règles de sécurité d'un ERP
• Maîtrise des installations techniques
• Capacité à suivre un budget et à challenger les dépenses.
• Management d'équipe

Qualités personnelles :

• Réactivité
• Rigueur
• Flexibilité
• Autonomie et polyvalence

Salaire : 45 000€ à 55 000€ bruts annuels fixe en fonction du profil et de l'expérience

Adresse : poste basé à Paris 6 mais nécessité d'être présent sur les différents sites : Paris 15 / Paris 1er / Paris 6

Horaires : cadre au forfait jour 212 jours (horaire d'arrivée entre 8h et 9h - participation à l'organisation des évènements école sur des week-ends)

Avantage : Mutuelle (prise en charge à 50%) ; Tickets restaurant (prise en charge à 50%) ; Remboursement du titre de transport, abonnement Navigo (prise en charge à 50%)