Assistant·e administratif·ve 60%

Apptitude c’est la rencontre entre l’ingénierie logicielle et le design. Notre agence amène des compétences pointues à la fois sur les aspects stratégiques, techniques et ergonomiques pour transformer les idées de nos clients et partenaires en produits digitaux élégants et efficaces. Le travail chez Apptitude se caractérise par une démarche collaborative et centrée sur les utilisateurs finaux. L’agence cultive l’intelligence collective que ce soit en interne ou avec leurs clients.

Envie d’une activité variée dans le domaine administratif à temps partiel dans une entreprise dynamique du domaine digital ?

Vous êtes peut-être la personne qu’il nous faut !

Votre mission principale est de gérer de manière autonome l’administration de d’Apptitude au niveau financiers et RH tout en assurant un environnement de travail agréable dans le bureau.

Vos tâches s’organisent autour de besoins administratifs variables tout au long de l’année aussi bien en comptabilité, en offres clients et facturation ou encore en administration RH. Vous êtes également responsable d’organiser la vie du bureau pour permettre une ambiance dynamique et chaleureuse pour les collègues et les clients.

Si vous avez de la flexibilité, que vous pouvez travailler de façon autonome et que vous avez d’excellentes compétences en organisation, en informatique et en français, vous êtes peut être notre futur·e Assistant·e administratif·ve à 60%.

Administration

• Gérer le courrier entrant/sortant

• Recevoir et accueillir les clients et les fournisseurs

• Gérer les appels téléphoniques en assurant le filtrage et la redirection des communications

• Entretenir une bonne relation avec les fournisseurs et suivre les commandes en cours

• Traiter le courrier et les expéditions en les numérisant et les distribuant

• Favoriser un environnement de travail agréable en prenant en charge la gestion de la vie de bureau (agencement des bureaux, anniversaires, etc.)

• Contribuer à l’organisation d’événements d’entreprise

• Assurer le suivi et la mise à jour de l’inventaire

• Documenter les processus administratifs et proposer des améliorations

Finances

• Organiser la facturation des clients et le suivi des débiteurs

• Coordonner les activités financières avec la fiduciaire

• Saisir les pièces comptables dans le logiciel comptable (Winbiz et Crésus)

• Suivre les échéanciers et classer les factures

• Assister les équipes dans la création des projets dans les outils de gestion (Avaza et Asana)

• Vérifier et valider les notes de frais

• Contrôler les salaires

• Assister dans la préparation des budgets et des prévisions

• Participer à la préparation des rapports financiers et de gestion

• Contribuer à la planification financière et à l’analyse de rentabilité

Ressources humaines

• Aider à la coordination des entrevues, de l’embauche, accueil et sortie des collaborateurs

• Assister la fiduciaire dans la gestion des congés et des absences

• Assister dans la gestion de la paie et des avantages sociaux

• Effectuer d’autres tâches selon les besoins

• CFC d’employé de commerce ou supérieur
• Au moins 5 années d’expérience dans un poste similaire
• Expérience significative en comptabilité et finance
• Excellente capacité d’organisation et de gestion du temps
• Solides compétences en communication écrite et verbale
• Très bonne connaissance des logiciels de bureautique et outils de productivité informatique
• Connaissance de la comptabilité et de la finance
• Expérience en ressources humaines serait un atout
• Bonne maîtrise de l’anglais parlé et écrit
• Sens aigu de l’hospitalité et du service client
• Vivacité d’esprit
• Autonomie et proactivité
• Capacité à travailler de manière autonome et en équipe