Assistant(e) de direction et finances (F/H)

CDI
Saintes
Salaire : Non spécifié
Début : 25 août 2024
Télétravail non autorisé
Expérience : > 5 ans
Éducation : Bac +2
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Apprentis d'Auteuil
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Questions et réponses sur l'offre

Le poste

Descriptif du poste

Notre vision :

Face aux défis de la société et du monde, nous nous engageons à accompagner les jeunes confrontés à des difficultés vers une insertion réussie. Nous voulons leur permettre de s'engager en confiance dans la société et bâtir avec eux un monde plus juste et respectueux de la dignité de chacun. Nous choisissons d'agir avec les jeunes, les familles et tous ceux qui partagent cette ambition.

L'établissement :

Apprentis d'Auteuil s'implante en Charente-Maritime avec l'ouverture en août 2021 de la MECS Chiara Luce accueillant 24 jeunes de 12 à 18 ans sur trois unités de vie. A ce jour, les unités de Saintes et des Gonds (17) accueillent respectivement 6 jeunes garçons et 6 jeunes filles. A compter de la rentrée 2024, nous ouvrons une troisième unité à Saintes qui accueillera une partie des jeunes actuellement hébergés sur une unité en Gironde.

L'équipe :

Sous la responsabilité du Directeur d'établissement, vous collaborerez avec un(e) Assistante de direction et RH et travaillerez en lien avec le chef de service et les équipes éducatives.

Vos missions :

Sous la responsabilité du Directeur d'établissement, vos principales missions sont les suivantes :


Assistanat de direction :

  • Vous assurez l'accueil physique et téléphonique de l'établissement et les tâches courantes de secrétariat ;
  • Vous réceptionnez, organisez et diffusez les informations (courriers, appels téléphonique, mails, notes internes, etc.) ;
  • Vous organisez les réunions, l'agenda et les déplacements de l'équipe de direction ;
  • Vous rédigez des courriers, comptes rendus de réunions et notes internes de l'établissement, sur des supports numériques ou papiers ;
  • Vous participez à l'organisation des opérations de communication internes et externes de l'établissement (événements, semaine de la réussite, etc.) ;
  • Vous êtes le point central de la gestion administrative des jeunes : des demandes d'admission au suivi des mesures, jusqu'à leur échéance, vous intervenez à toutes les étapes clés, en soutien constant de l'équipe de direction ;
  • Vous assurez la constitution des dossiers administratifs, leur suivi et leur archivage, vous mettez à jour les situations des jeunes et préparez les éléments de facturation ;
  • Vous êtes garant(e) de la qualité des saisies dans les outils de gestion et de la bonne transmission des informations aux organismes partenaires, par le biais des outils informatiques dédiés.

Finances et moyens généraux :

  • Vous participez à l'élaboration des budgets (fonctionnement, investissements) et en assurez le suivi, en lien avec le directeur d'établissement et le contrôleur de gestion ;
  • Vous veillez au bon respect des délais de clôture d'enregistrement de la comptabilité de proximité et effectuez de contrôles de préclôture mensuelle en lien avec le directeur d'établissement et le contrôleur de gestion ;
  • Vous pilotez la gestion des achats et des petits investissements, assurez la facturation et les relations avec les fournisseurs, en lien avec le centre financier et le contrôleur de gestion ;
  • Vous gérez les contrats de prestation et baux immobiliers ;
  • Vous assurez la gestion de la caisse de proximité et du compte bancaire de proximité ;
  • Vous contrôlez les notes de frais et transmettez les justificatifs au centre financier ;
  • Vous gérez l'argent de poche et le budget vêture des jeunes, en lien avec les équipes éducatives ;
  • Vous assurez le suivi du parc automobile et organisez les révisions, contrôles techniques, etc. ;
  • Vous êtes l'interface avec notre assureur (gestion du parc automobile et sinistres, biens immobiliers).

Profil recherché

Profil recherché :

  • De formation Bac+2 minimum, ou d'un niveau inférieur avec une expérience significative dans le domaine administratif, vous justifiez d'une expérience sur un poste similaire.
  • Doté(e) d'un bon relationnel, vous avez un sens de l'écoute et êtes capable de vous adapter à vos interlocuteurs/trices.
  • Votre capacité d'analyse des situations, votre rigueur et votre sens des priorités seront des atouts sur ce poste.
  • Vous disposez de qualités rédactionnelles et savez faire preuve de discrétion sur les sujets que vous traitez.

Contrat : CDI
Qualification : Non cadre
Temps de travail : Temps partiel 24h (0,69 ETP)
Répartition du travail : travail en semaine
Prise de poste : 26/08/2024
Lieu de travail : Saintes (17)
Rémunération : à partir de 1904,73 € bruts mensuels de selon profil et expérience (proratisé si temps partiel)
Avantages : titres restaurant, prévoyance, mutuelle prise en charge à 60%

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