Sous la responsabilité de la Directrice des implantations, l’Assistant(e) administratif(ve) et technique accompagne les ingénieurs en charge notamment de missions d’assistance à maîtrise d’ouvrage et de maitrise d’œuvre, dans la gestion administrative, financière et contractuelle des opérations de travaux, depuis leur montage jusqu’à leur réception.

Vos missions principales consisteront à :

• Recenser les besoins en collaboration avec les Responsables de projet, produit les pièces administratives et juridiques des Dossiers de consultations des entreprises, analyse les candidatures et rédige les procès-verbaux d’ouverture
• Assurer le suivi administratif des marchés et la rédaction des pièces afférentes (ordres de service, avenants, opérations préalables à la réception, etc.)
• Assurer le suivi financier des marchés : vérifie les décomptes mensuels, calcule et suit des remboursements d’avances, des actualisations ou révisions, retenues de garantie, pénalités, établit les acomptes mensuels et certificats de paiement, vérifie et suit les demandes d’agrément des sous-traitants, etc., établit les Décomptés généraux et définitifs
• Mettre à disposition les certificats de paiement établis sur les plateformes adaptées et suit la mise en paiement effective aux entreprises
• Assurer les relations avec les services de gestion de l’acheteur et avec les entreprises sur le volet administratif et financier
• Veiller à la régularité de la gestion et des dispositions réglementaires des marchés publics passés dans le cadre de nos activités de d’Assistance à maîtrise d’ouvrage et de Maitrise d’œuvre, en lien avec le Service juridique
• Suivre l’avancement de la facturation et rédige les projets de facturation en lien avec les Assistant(e)s de gestion
• Contribuer à faire évoluer nos processus dans le cadre de notre démarche d’amélioration continue.

Vous pourrez être amené(e) à :

• Participer aux missions d’assistanat dans le cadre du bon fonctionnement de l’implantation (accueil physique et téléphonique, gestion du courrier et des transporteurs, gestion des fournitures et des équipements collectifs en lien avec la DSI, réservations diverses, etc.).
• Être l’interface identifié(e) pour la gestion des entrées/sorties en implantation et contribuer à l’accueil des nouveaux embauchés.
• Assister le Responsable d’implantation dans la gestion contractuelle, réglementaire et financière de l’implantation : suit la réalisation des contrôles réglementaires et des exercices d’évacuation incendie, le budget d’implantation, la réalisation des prestations dans le cadre contractuel défini.
• Assurer des missions délocalisées pour le compte des fonctions support (visites médicales, véhicules, etc.).

Profil recherché :
De formation Bac+2/3 avec une spécialisation en Gestion / Assistance Technique d’ingénieur, vous justifiez d’une expérience minimale de 3 ans dans un poste similaire.
 
Compétences métier attendues :

• Connaître les marchés publics et les missions d’ingénierie, ainsi que le vocable associé
• Assurer la gestion administrative et économique d’un contrat
• Maîtriser les règles comptables et de gestion applicables aux marchés publics et privés
• Maîtriser l’analyse et le traitement de l’information comptable et financière, savoir alerter en cas de dysfonctionnement identifié
• Maîtriser les outils informatiques indispensables à l’exercice de l’activité (tableurs, bases de données, plateformes acheteurs) et l’ERP de l’entreprise
• Savoir synthétiser l’information
• Maîtriser les techniques rédactionnelles et de relance
• Savoir mettre en œuvre des processus de classement et d’archivage
• Rigueur : évaluer, corriger les activités réalisées

Compétences transversales :

• Sens du relationnel et du service
• Adaptabilité et flexibilité
• Capacité d’initiative

Ce que nous proposons :
-        Temps de travail flexible
-        Mobilité en France et à l’international
-        Appétence commune pour les activités liées à l’environnement et au développement durable

Poste à pourvoir en France Métropolitaine (le lieu de travail sera défini lors de l’entretien parmi l’une de nos nombreuses implantations)