Une mission clé au cœur de la transformation de la formation professionnelle

Alegria.academy, organisme de formation certifié Qualiopi, à l’intersection du digital, de l’innovation pédagogique et de l’impact social, recherche un·e Responsable Administratif·ve pour un remplacement de congé maternité (6 mois).

En tant que véritable chef·fe d’orchestre de la gestion administrative du pôle Formation, vous assurez la conformité, l’efficacité opérationnelle et la fiabilité des processus. Aux côtés de la Head of Education, vous jouez un rôle stratégique dans le pilotage de notre activité.

Vos missions

En étroite collaboration avec la direction pédagogique, vous serez amené·e à :

• Piloter les dispositifs contractuels et réglementaires (CPF, OPCO, POEI, B2B…)

• Garantir la qualité, la traçabilité et l’exhaustivité des dossiers administratifs (via Airtable, Notion, Edusign, EDOF)

• Être l’interlocuteur·rice principal·e des financeurs, partenaires et autorités de contrôle

• Manager et accompagner un·e coordinateur·rice administratif·ve

• Suivre et optimiser la gestion des financements publics et privés (collecte de pièces, délais, relances…)

• Sécuriser l’ensemble du processus administratif jusqu’à la facturation et la comptabilité

• Mettre en place des reportings de suivi (comptes, complétion, anomalies, paiements…)

• Veiller à l’application rigoureuse des normes : Qualiopi, RGPD, DREETS, financeurs

• Préparer et faciliter les audits qualité et bilans obligatoires (BPF, reporting financeurs…)

• Anticiper les risques de non-conformité et proposer des actions correctives efficace

Le profil que nous recherchons

• Vous justifiez d’une expérience solide en gestion administrative dans un organisme de formation

• Vous maîtrisez les dispositifs de financement de la formation professionnelle

• Vous connaissez parfaitement les exigences réglementaires : Qualiopi, RGPD, Code du travail

• Vous êtes reconnu·e pour votre rigueur, votre sens de l’organisation et votre capacité à structurer des process

• À l’aise avec les outils numériques, vous avez une bonne maîtrise de : Airtable, Notion, Edusign, EDOF

Entretien pré-qualification avec Inès notre RRH -30 mins

Entretien technique avec Ophélie et Naomie (Directrice Pédagogique / Responsable admin)-1h

Entretien final avec Ophélie et Thomas(Co-fondateur)-1h