Afin d’assurer le bon fonctionnement du cabinet, vous occuperez un poste d’Office Manager. En lien direct avec les associés, votre rôle sera polyvalent entre la comptabilité et l’office management. Avec une perspective d’évolution intéressante, vos missions seront les suivantes :

Comptabilité :

• Tenue quotidienne des journaux comptables pour trois sociétés et enregistrement des opérations sous Excel et dans l’outil comptable

• Préparation de facturation et envoi des factures et des relances clients

• Préparation des clôtures comptables en lien avec l’expert-comptable

• Formalisation et documentation des processus comptables

• Suivi du dossier CIR (Crédit Impôt Recherche)

• Gestion des comptes bancaires : paiement des factures fournisseurs et contrôles

RH (en soutien) :

• Préparation des contrats de travail et des dossiers de sortie en lien avec l’EC

• Préparation des paies, consolidation des congés, envoi des bulletins de salaire en lien avec l’expert-comptable

• Suivi des visites médicales et liaison avec les médecins du travail

• Suivi des candidatures et du recrutement

• Suivi des formalités d’embauche (contrat, URSSAF, Santé/Prévoyance…)

• Suivi des congés des collaborateurs

• Gestion des tickets restaurant (décompte et chargement)

• Mise à jour du Welcome Book

• Préparation du matériel entrée/sortie

• Achats matériels avec le prestataire informatique

Vie d’équipe :

• Gestion des déclarations mensuelles des temps de l’équipe (temps, frais, contrôles)

• Création des codes projets pour la déclaration mensuelle des temps de l’équipe

• Préparation des reportings internes et du point d’équipe mensuel

• Courses alimentaires, consommables sur Internet, gestions des locaux (propreté avec les prestataires, entretien, matériel)

• Organisation d’évènements (séminaires d’équipe, event commercial)

Informatique :

• Préparation du matériel entrée/sortie

• Courses matériel en lien avec le prestataire informatique

Administratif :

• Gestion et traitement du courrier

• Réponse standard, prise de message, phoning, prise de rdv

• Démarche de référencement en cas de demande

Marketing et Communication (en soutien) :

• Opérations communications : mailing, envoi de cadeaux de fin d’année

• Gestion du CRM, organisation de manifestations (petit-déjeuner)

• Relecture de supports/propositions commerciales

• De formation supérieure, vous justifiez d’une expérience confirmée sur un poste similaire
• Vous êtes à l’aise avec les outils digitaux et avez une très bonne maîtrise du pack Office 365
• Vous avez le sens du service et veillez au bien-être collectif
• Aisance relationnelle, autonomie, organisation, implication et sens de la confidentialité sont également les qualités indispensables pour réussir dans ce poste

Entretien avec les associés.