Afin d’accompagner la forte croissance de notre start up associative, nous recherchons un(e) office manager free lance aguerri(e) et dynamique pour accompagner notre joyeuse équipe de 1001mots ( une trentaine de salariés). Voici plus en détail les missions responsabilisantes qui vous seront confiées :

Gestion RH/Social

• En collaboration avec notre DAF et notre DRH, vous assurez l’onboarding matériel et qualitatif des nouveaux arrivants.

• Vous participez à l’organisation des événements internes et externes : les réunions d’équipe du lundi, team building et déjeuners d’équipe, et vous apporterez votre appui pour les séminaires d’équipe à venir.

• Vous êtes responsable de la gestion des variables de paie et de la gestion administrative des salariés, en coordination avec les prestataires externes : suivi des prestations sociales et des avantages collaborateurs.

• Vous êtes chargé(e) du paiement des notes de frais des membres de l’équipe.

  Gestion des services généraux & de la logistique

• Interlocuteur(trice) privilégié(e) de la Ruche, la pépinière où nous sommes hébergés, vous assurez la logistique et l’intendance des locaux, y compris la communication des informations pratiques, la gestion des accès, l’accueil des visiteurs, la réservation de salles et la gestion des prestataires.

• Vous supervisez ou effectuez les achats de fonctionnement de l’association, contrôlez les coûts, gérez les stocks de matériels et de fournitures.

• Vous apportez un soutien logistique aux collaborateurs.

• Vous apportez votre soutien au directeur général pour la planification, l’organisation et le suivi des conseils d’administration et assemblées générales.

Gestion administrative & financière

• Vous préparez les éléments comptables en collaboration avec le directeur administratif et financier, le traitement et l’archivage des factures et des courriers, le suivi des paiements, les arrêtés trimestriels, les déclarations et les reportings.

• Vous assurez les relations avec les fournisseurs : traitement des devis, suivi et paiement des factures, et coordination avec les équipes concernées.

Nous envisageons une mission de minimum 3 jours par semaine sur une durée de 4 mois min.
Le TJM sera à définir ensemble fonction du nombre de jours d’accompagnement et de la durée de la mission.

Votre expérience des start up et/ou environnements en forte croissance vous a permis de développer des compétences solides pour vous épanouir dans votre poste d’office manager. Ainsi, au quotidien, vous savez faire preuve de :

• Solides qualités organisationnelles et en gestion des priorités.

• Excellentes compétences relationnelles, écoute et sens de la confidentialité.

• Polyvalence et réactivité.

• Force de proposition et capacité à trouver des solutions.

• Maîtrise des outils bureautiques, des logiciels de communication.

Vous vous épanouirez dans ce poste :

• Si vous avez déjà été office manager ces dernières années dans des environnements stimulants et ambitieux.

• Si vous appréciez travailler en mode projet.

• Si vous aimez rédiger.

• Si vous souhaitez continuer à développer votre sens des responsabilités.

• Si vous aimez anticiper, proposer et créer de nouvelles pratiques/événements pour contribuer à développer la culture d’une entreprise.

Nous avons hâte de découvrir votre profil :)

• Un 1er echange visio pour valider vos aspirations répondre à vos premières questions et échanger sur vos expériences passées

• Un second échange avec notre DAF Jean-Daniel pour parler de 1001mots

• Un ultime échange physique avec notre DG Florent pour faire connaissance.