¿Cómo gestiona tu empresa el teletrabajo?

La crisis del Covid-19 ha convertido el teletrabajo en un tema candente. A primera vista es simple: hay empleos que lo permiten (básicamente aquellos frente al ordenador) y otros que no (cuidados, logística, transporte). En la práctica, el trabajo a distancia adquiere múltiples modalidades y niveles. ¿Tu equipo está teletrabajando? ¿Cómo lo has gestionado?

En el teletrabajo, como en la gestión empresarial, no hay una sola fórmula válida para todos. Hay múltiples maneras de organizar el trabajo de los equipos a distancia y un sinfín de herramientas a nuestra disposición. Antes del confinamiento, el índice de teletrabajo en España se situaba en un 5%. Debido a la pandemia, ha llegado hasta el 34%. Pero el abanico es muy amplio: hay todo un mundo entre trabajar desde casa un día de vez en cuando (y tener que solicitar permiso explícito para ello), o teletrabajar cuándo quieras y dónde quieras, con total flexibilidad.

En materia de organización laboral, las diferencias culturales son un factor determinante. No todos somos iguales ante el teletrabajo. Ante la crisis del Covid-19 y para asegurar la continuidad del negocio, muchos gerentes se vieron obligados, de la noche a la mañana, a organizar el trabajo remoto a tiempo completo para sus equipos. Sin embargo, en función de la cultura, la forma de trabajar y el tipo de herramientas utilizadas por cada empresa, el teletrabajo se ha materializado de maneras distintas. Muchos han optado por emular, en la medida de lo posible, la organización del trabajo en la oficina (con la única diferencia de que no hay oficina). Otros han preferido reorganizarse totalmente.

Te ayudamos a identificar qué tipo de enfoque tiene tu empresa con respecto al trabajo remoto. A continuación presentamos cinco niveles posibles de teletrabajo, en una escala que va del 0 al 4. ¿Con cuál te identificas? Para los amantes de las artes marciales, es un poco parecido a los cinturones de judo (de cinturón blanco a cinturón negro). En función de cuál era la situación de tu empresa antes del confinamiento, la experiencia de teletrabajo forzado habrá sido diferente.

En cada uno de los niveles o situaciones de teletrabajo, analizamos cómo es la cultura y la gestión de las empresas que encajan dentro de ese grupo, qué herramientas utilizan, y cuál es la realidad del trabajo tal y como la perciben sus trabajadores. (Ten en cuenta que esta escala es relevante para trabajos de oficina que técnicamente pueden realizarse a distancia, pero no para empleos de sectores como los servicios, que requieren un contacto directo con clientes y exigen desplazamientos).

Nivel 0 de teletrabajo: “Para trabajar hay que ir a la oficina. Y punto”

Cultura empresarial y gestión: En el nivel 0 se sitúan aquellas empresas donde la gestión piramidal es particularmente estricta. Si uno no está todo el día encima del equipo, no trabajan. En este nivel encontramos muchos elementos de lo que el economista Douglas McGregor definió en 1960 (El lado humano de las empresas) como “Teoría X”. Esta teoría defiende que, debido a su aversión natural al trabajo, la mayoría de los trabajadores necesitan ser controlados (o incluso amenazados) para que trabajen. No les gusta la responsabilidad y prefieren que les den instrucciones. Despliegan su inteligencia solo para eludir las normas. Así pues, el nivel 0 de teletrabajo sería el más recomendable para aquellos empleados a quienes por la mañana se les pegan las sábanas.

Herramientas: La seguridad de la información es una gran preocupación para estas empresas. Las aplicaciones en la nube no les generan confianza. Las herramientas habituales de sus equipos no están hechas para el trabajo a distancia. Todo tiene que pasar por el director de sistemas de información, que diseña estrategias a muy largo plazo, y claro, cuando acabas de invertir varios cientos de miles de euros en una herramienta, no la vas a abandonar de la noche a la mañana.

La realidad: Se practica el teletrabajo de manera informal y ocasional, puesto que todo el mundo hoy en día posee un smartphone. Algunas conversaciones con los compañeros tienen lugar con herramientas que no son las facilitadas por la empresa (en particular, WhatsApp). Cuando es posible, los trabajadores esquivan los sistemas existentes (lo que se denomina bypass). Pero el teletrabajo siempre es adicional al trabajo presencial en la oficina, el cual por supuesto es obligatorio.

Nivel 1: “Hemos iniciado un programa piloto con el 1% del personal. Tras 18 meses de pruebas, el 15% del personal podrá trabajar de forma remota una vez al mes en 2022”

Cultura empresarial y gestión: La pirámide y los procedimientos convencionales siguen siendo una realidad, pero la empresa está preparando su “transformación” porque los tiempos están cambiando. La “Teoría X” todavía está arraigada en el ADN de la compañía, pero son conscientes de que hace falta un cambio, y que para poder seguir atrayendo a candidatos no deben parecer anticuados. Dominan la jerga de la “transfo”. De hecho, hablan mucho del cambio y actúan poco. ¿No sería ya hora de ponerse manos a la obra?

Herramientas: Al igual que en el Nivel 0, la elección de las herramientas de trabajo y la ciberseguridad imponen límites al teletrabajo. Todo debe pasar por el departamento de informática y estas son cosas que no se pueden improvisar. ¡Pero son conscientes de ello! Y están trabajando para encontrar soluciones prometedoras antes del 2024. Además, están probando algunas herramientas en la nube, en algunos departamentos…

La realidad: De lo formal a lo informal, hay un buen trecho, y de un equipo a otro, la realidad también es muy distinta. En el nivel 1 de trabajo remoto, los empleados utilizan herramientas SaaS (software como servicio) en su vida privada (y a veces profesional, aunque de manera no oficial). El presentismo todavía tiene mucho peso. Los empleados tienen que tomarse un día libre para recibir al fontanero en casa, aunque, francamente, podrían haber trabajado medio día de forma remota.

Nivel 2 : “Teletrabajamos regularmente… pero nuestra cultura de equipo es tan fuerte que nos pasamos el día en videoconferencias”

Cultura empresarial y gestión: Para las empresas en este nivel, el teletrabajo es una realidad: las herramientas digitales, internet y los teléfonos inteligentes han dado a los trabajadores el don de la omnipresencia. Así pues, pueden trabajar desde cualquier lugar, pero cuando no están físicamente presentes en la oficina, deben estar presentes en línea, todo el tiempo. El trabajo, el verdadero trabajo, se sigue haciendo en la oficina. Como, si no, ¿van a preservar la cultura y el espíritu de equipo? Les gusta colaborar, y eso significa nada más y nada menos que ¡trabajar juntos! Cuando teletrabajan, replican la organización de la oficina… solo que en remoto. Los empleados se sienten constantemente presionados para demostrar que están trabajando. Están conectados con sus compañeros en todo momento y hacen muchas reuniones por videoconferencia. Normalmente, para teletrabajar tienen que solicitarlo al jefe. Así que la “Teoría X” todavía forma parte de su identidad… y acaban por no aprovechar todas las posibilidades que el teletrabajo ofrece.

Herramientas: Los equipos tienen libertad relativa a la hora de elegir sus herramientas de teletrabajo. De hecho, Microsoft tiene una herramienta de colaboración llamada Teams (equipos), así que cualquiera que tenga el paquete Microsoft (es decir, todo el mundo) puede usarla. La empresa tiene un buen dominio de las herramientas de videoconferencia y ha probado varias.

La realidad: Muchas de las empresas que se han visto abocadas a trabajar de forma remota debido a la crisis del coronavirus se encuentran en este nivel 2. ¡Y es que no es fácil pasarse al teletrabajo completo de la noche a la mañana! Una de las desventajas es que a menudo los trabajadores sienten que están bajo una mayor presión que en la oficina. Pasan más de la mitad del tiempo en llamadas, y quizás esto les de la sensación de que no se están concentrando lo suficiente en sus tareas. Cabe mencionar que las personas más introvertidas tampoco encajan del todo en el trabajo remoto, que en algunos casos combina lo peor del trabajo presencial (la sensación de no tener el control de tu tiempo) con lo peor del trabajo remoto (comunicación mermada por la falta de contacto físico, sensación de aislamiento y aumento del estrés). Zoom es conveniente, cierto, pero hay que evitar una sobredosis. Con todo, estas empresas siguen trabajando, de una forma u otra, y hacen lo que pueden.

Nivel 3 : “El deep work es importante. ¡Trabajemos de forma asincrónica al menos la mitad del tiempo!”

Cultura empresarial y gestión: En la empresa, el trabajo se divide en deep work (trabajo profundo), es decir, trabajo creativo que requiere concentración, y shallow work (trabajo superficial), es decir, tareas menos arduas, como enviar correos electrónicos o asistir a reuniones. Las empresas que se encuentran en este nivel 3 tienen oficina, porque no hay mejor lugar para las reuniones y rituales del equipo, pero los trabajadores no tienen porque estar allí todo el tiempo. Asisten a reuniones y a citas con clientes, y se acercan también para ver a los compañeros y tomar un café (o participar en una inspiradora sesión de lluvia de ideas). El resto del tiempo, trabajan de forma asincrónica, para sacar el máximo partido al teletrabajo, el cual resulta ideal para concentrarse en tareas creativas, como escribir, pensar, diseñar… Culturalmente, el teletrabajo para estas empresas no es un problema, ya que se identifican con lo que Douglas McGregor denominó “[Teoría Y]”(https://psicologiaymente.com/organizaciones/teoria-x-teoria-y-mcgregor) (no “X”), es decir, no creen que el control y la obligatoriedad sean las únicas formas de hacer trabajar a la gente. Para ellas, ser empleado significa ser compañero y sentirse realizado en el trabajo es identificarse con los objetivos de la empresa. Lo importante es aprender, y con las condiciones adecuadas, les gusta la responsabilidad e incluso piensan que es necesaria. En definitiva, son amigos de dejar que la gente se organice por sí misma.

Herramientas: Son empresas familiarizadas con las herramientas SaaS (software como servicio), ya que han trabajado con ellas toda la vida. Todo lo que hacen está en la nube. De hecho, es su negocio, porque su actividad consiste en vender SaaS, ya sean servicios en la nube o asesoramiento sobre estos. Saben que la agilidad de un equipo se consigue con sucesivas iteraciones. Las herramientas, las van cambiando, pero son los usuarios los que impulsan las innovaciones, de abajo a arriba (bottom up).

La realidad: El problema de las compañías que están en este nivel de teletrabajo es que los empleados tienden a trabajar demasiado, ya que los límites entre trabajo y ocio se difuminan. Por eso, de vez en cuando practican la “desintoxicación digital” para recargar pilas y mejorar las habilidades cognitivas. La movilidad de las herramientas de comunicación les ofrece una gran flexibilidad en la gestión del tiempo, pero eso no quiere decir que sea fácil gestionar los horarios durante la jornada laboral. Hacen falta límites, aunque sean artificiales, para asegurar la separación entre vida privada y vida laboral.

Nivel 4 : “Nunca hemos tenido oficina”

Cultura empresarial y gestión: Las empresas en el nivel 3 de teletrabajo tienen una cultura y un estilo de gestión que fomentan la autonomía de los trabajadores. Nunca han tenido oficina y están acostumbradas a trabajar diariamente con equipos dispersos, que incluso a veces están en diferentes zonas horarias. Sus “colaboradores” no son necesariamente empleados, ya que muchos son autónomos. La dispersión de los equipos y la ausencia de oficina son sobre todo una ventaja para el reclutamiento, una forma de acceder al mejor talento repartido por todo el mundo. Hablan mucho del trabajo a distancia porque es una manera de promover su marca de empleador y de desarrollar su innovador concepto de gestión.

De vez en cuando, celebran reuniones entre compañeros, pero para ello tienen que desplazarse y alquilar un espacio de . Dos veces al año, para que el equipo se conozca, organizan un retiro en algún lugar pintoresco. ¡Hasta el onboarding lo hacen a distancia!, y para asegurar su buen funcionamiento han ideado un sistema de apoyo entre compañeros, para que nadie se sienta abandonado. Asignan, por ejemplo, un compañero para el puesto en cuestión, que pueda responder a preguntas específicas sobre el día a día del trabajo, un compañero “líder” (no hablamos de un mánager) y un compañero que conozca bien la cultura corporativa y que se asegure de que el nuevo empleado se adapta bien a la empresa. Sus “Biblias” son los libros de Jason Fried y David Heinemeier Hansson, fundadores de Basecamp y autores de Rework, Remote y It Doesn’t Have To Be Crazy At Work.

Herramientas: Al igual que las empresas de nivel 3, son auténticos maestros de las herramientas remotas y de colaboración que facilitan el trabajo a distancia. Lo han inventado todo en la materia. Son pioneros del código abierto y del trabajo en colaboración. Basecamp, Buffer, Gitlab, Automattic… ¡Eso es lo suyo!

La realidad: Durante mucho tiempo, las empresas sin oficina eran algo marginal. Se consideraban un poco “hippies” y alternativas. Hoy en día, debido al cambio de hábitos que la actual crisis ha impulsado, estas empresas aparecen como pioneras, van un paso por delante. La pandemia del Covid-19 traerá consigo una importante crisis económica y, en este clima, la ausencia de costes fijos, como por ejemplo el alquiler de una oficina, es sin duda una gran ventaja. Así que podemos imaginar que cada vez habrá más empresas que tomen la decisión de no tener oficina. Siempre existe la posibilidad de alquilar salas de reunión o espacios de trabajo puntualmente, cuando haya que celebrar reuniones o simplemente para verse “en persona” de vez en cuando, porque aunque no se tenga sede física, los trabajadores necesitan esos momentos compartidos cara a cara con sus compañeros. Y en el momento actual, todavía más.

Foto de WTTJ