Proč vám multitasking v práci škodí?

Je pravda, že většina z nás se neubrání čtení zpráv na mobilu během práce. Starší generace si nebere servítky a prohlašuje, že lidstvo ztrácí schopnost koncentrace. Digitální doba a přemíra informací způsobují, že délka pozornosti, kterou jsme schopni udržet, se zkracuje kvůli neustálým rušivým elementům. A to se projevuje i v práci. Myslíme si, že jsme schopni dělat více věcí najednou a pracovat tak rychleji, ale ve skutečnosti tím akorát snižujeme kvalitu námi odváděné práce.

Proč se tolik snažíme být jako Durga, hinduistická bohyně s osmi rukama? A budeme se opravdu muset znovu naučit soustředit se v určitou chvíli jenom na jednu věc?

Existuje vůbec někdo, kdo dovede úspěšně praktikovat multitasking?

Jsme všichni na stejné lodi?

Navzdory chybějícím vědeckým důkazům se ve společnosti kdysi utvořil poměrně rozšířený názor, že ženy jsou v multitaskingu lepší než muži. No není to výhodné, říci o ženě v domácnosti, že má nejlepší předpoklady k tomu, vařit večeři a zároveň koupat děti? Multitasking se používal jako argument, proč ženy patří do domácnosti a ne do kanceláře.

Toto klišé bylo ale vyvráceno experimentem, který vedla Patricia Hirschová na univerzitě v německém Aachenu v roce 2019. Výzkumníci požádali 48 mužů a 48 žen, aby každý najednou plnili dva rozdílné úkoly. Účastníci výzkumu tak museli tisknutím tlačítka ukazováčkem na jedné ruce rozdělovat písmena na samohlásky a souhlásky a zároveň museli prostředníčkem druhé ruky rozdělovat čísla na sudá a lichá. Ukázalo se, že příslušníkům obou pohlaví šlo simultánní plnění dvou úkolů stejně špatně.

Ti, kdo o sobě tvrdí, že dovedou dělat více věcí najednou, ve skutečnosti pravděpodobně nejsou v práci příliš efektivní. Jedna americká studie v roce 2013 zkoumala používání mobilních telefonů během řízení. Výzkumníci nechali 200 účastníků dělat tzv. oSpan test (test pracovní kapacity), ve kterém si zkoumaní lidé měli během řízení automobilu na simulátoru zapamatovat sérii slov a zároveň řešit matematické úlohy. A výsledky byly, mírně řečeno, nevalné.

Co na to říká věda

Dělat více věcí najednou znamená být vystaven příliš mnoha stimulům, které nutí jít daného člověka v jeho jednání do extrémů a řešit podněty impulzivněji. Lidé, kteří tíhnou k multitaskingu, jsou také z hlediska osobnostního typu nejvíce náchylní k tomu, nechat se vytrhnout ze soustředění. A už díky tomu nejsou schopni úspěšně plnit více úkolů najednou.

Jedno z nejstarších vysvětlení tohoto fenoménu přinesl v roce 1992 psycholog Hal Pashler, který v lidském mozku hledal „kognitivní filtr“. Tento poměrně primitivní výraz odkazuje na fakt, že když přijímáme hodně informací, tyto informace se po čase v našem mozku začnou kupit na sebe a v určitou chvíli je přestáváme všechny zpracovávat a jsme nuceni je třídit podle důležitosti. To znamená, že nám zpracování jednotlivých informací začne zabírat delší čas. Ti, kdo si myslí, že dělají více věcí najednou, tedy ve skutečnosti pouze skáčou od jedné věci k druhé a zároveň jim přeskakování mezi jednotlivými úkoly během „multitaskingu“ trvá čím dál tím déle.

Je tedy vůbec možné multitasking skutečně provozovat? Profesor David Strayer je významným psychologem specializujícím se na pozornost a výkonnost. Jeho výzkum ukázal, že pouze 2,7 % lidí je schopných dělat více věcí najednou, aniž by to ovlivnilo jejich výkon. Strayer věří, že superlidé schopni multitaskingu existují, ale že jsou rozptýleni v populaci podobně jako lidé s vysokým IQ: většina lidí spadá do průměrných hodnot a jenom velmi malé procento z nich se nachází na vysokém stupni dané škály.

Je logické se domnívat, že lidé zvládající multitasking by měli umět efektivně zapojit tu část mozku, která je zodpovědná za kognitivní funkce a pozornost. Ve skutečnosti se ale magnetickou rezonancí zjistilo, že když někdo dovede dělat více věcí najednou, jeho čelní mozkový lalok (tedy část mozku odpovědná za udržování pozornosti) vykazuje nízkou aktivitu. Dá se tedy říci, že lidem, kteří zvládají multitasking, stačí pouze udržet se v klidu a díky tomu podávají lepší výkon.

Každopádně pouze málo z nás má mozek, který je schopen dosáhnout takového výkonu. A co hůře – skákáním od jednoho úkolu k druhému nebo snahou zvládat více úkolů najednou můžeme i hloupnout! Studie z Univerzity York zjistila, že už pouhým užíváním notebooku během simulovaných přednášek dostali daní studenti o 11 % bodů méně z testu z těchto přednášek než studenti, kteří laptop nepoužívali. A dokonce ti, kteří měli laptopy jiných pouze ve svém zorném poli, dosahovali taktéž nižších výsledků.

Jak se ubránit pokušení dělat více věcí najednou

Existují důkazy, že nejefektivněji pracujeme ve chvíli, kdy se soustředíme pouze na jeden úkol. Jak tedy nepodlehnout pokušení dělat více věcí najednou a zbavit se zlozvyku jménem multitasking? Zde je několik tipů, jak svoji pozornost a výkonnost netříštit mezi příliš mnoho úkolů. Je velmi těžké se soustředit, když kolem vás neustále blikají displeje, ale jak se říká, „všechno jde, když se chce.“

1. Odpojte se od sítě alespoň na chvíli každý den

Tváříme se, že dovedeme efektivně pracovat na více úkolech najednou, ale ve skutečnosti je naše pozornost akorát neustále odváděna telefonáty, e-maily, novinkami, sociálními sítěmi a smskami. Toto vyrušování se kvůli rozšíření chytrých telefonů děje prakticky bez ustání. Dodejte si odvahy a občas se od sítě odpojte. Tím se vyhnete pokušením, která by vás mohla vyrušovat.

Nejlepším řešením je kompletně se vyhýbat displejům a monitorům. Ty totiž mohou odvádět vaši pozornost, i když jsou vypnuté, jak uvádí studie publikovaná v roce 2017. Potřebujete číst složitý text? Tak odložte notebook, mobilní telefon buď také dejte pryč, nebo ho přepněte do režimu „letadlo“, a ti nejsmělejší si mohou i vypnout wifi.

Být několik hodin mimo dosah pravděpodobně nebude mít žádné dramatické následky. Zorganizujte si lépe čas tím, že si v rámci dne určíte konkrétní dobu, kdy budete surfovat po internetu nebo odpovídat na zprávy. Na tyto aktivity si vyhraďte specifickou část dne, například ráno, na konci oběda nebo brzy odpoledne.

2. Ukliďte si pracoviště kolem sebe

To, že je minimalismus aktuálně v kurzu, má své důvody. Nepodceňujte, do jaké míry ovlivňuje vaše duševní rozpoložení i produktivitu to, jak máte nastavené okolní prostředí během práce.

Připadáte si někdy zahlcení nebo v jednom kole? Zbavte se všeho, co vás ruší. Odstraňte všechny věci, které by mohly odvádět vaši pozornost, jako je například otevřený zápisník, jídlo nebo mobilní telefon. Čistý a uklizený pracovní stůl vám může významně pomoci se v dané chvíli efektivně soustředit na jeden úkol. I když jste od přírody nepořádní, obklopte se jenom nezbytně důležitými věcmi a soustřeďte se pouze na úkol, na kterém právě pracujete.

3. Sepište si úkoly

Sepsat si úkoly je z psychologického hlediska nesmírně přínosné. Napsat si vše, co musíte udělat, na jeden kus papíru, a následně si úkoly odškrtávat jeden po druhém, je velmi uspokojující. Tím, že své práci dáte strukturu, se zbavíte úzkosti z neznáma a dodáte si pocit, že jste něčeho dosáhli.

Psychologové se shodují na tom, že úkoly sepsané černé na bílém jsou účinnými nástroji při práci. Z jedné americké studie dokonce vyplývá, že pokud si svoje cíle nezapíšete, budete při jejich plnění méně soustředění. Zároveň ale používejte zdravý rozum a nepište si detailní scénáře. Velké úkoly ale rozdělujte na několik dílčích kroků.

4. Měřte si čas

Na konci 80. let jeden italský výzkumník zavedl jednoduchou metodu organizace času, která vychází z myšlenky, že pravidelné přestávky udržují lidskou mysl bystrou. V rámci této tzv. „techniky Pomodoro“ Francesca Cirilla si dáváte pětiminutové přestávky každých 25 minut práce. Nastavte si časovač na 25 minut nebo si stáhněte aplikaci, například Flat Tomato, která vám řekne, kdy si máte dát pauzu. Tento postup vám pomůže pracovat jenom na jednom úkolu, dokud vám časovač nedá signál.

5. Procvičujte si mozek

Naučte se neskákat od jednoho úkolu k druhému, aniž byste první úkol dokončili, a to pomocí tréninku, v rámci kterého se budete soustředit v daný moment jenom na jednu věc.

Vyberte si například jednu určitou věc a několik minut ji jenom pozorujte a do detailu zkoumejte očima. Případně si můžete představovat dopodrobna nějakou scenérii, vybavovat si hezkou vzpomínku nebo si v hlavě představovat do nejmenšího detailu, jak vypadá nějaký vám blízký člověk. Můžete také zkusit zapisovat si sny. Pokud vás baví počítat, můžete vypracovávat matematické úlohy.

V 19. století přišel švýcarský doktor Roger Vittoz s několika technikami, které vám pomohou zůstat klidní a soustředění. Zkuste třeba ukazováčkem obkreslit ležatou osmičku (začněte od prostředku). To samé udělejte druhou rukou. Postup opakujte, ale tentokrát se zavřenýma očima. A nakonec obkreslujte ležatou osmičku pouze ve své mysli.

6. Soustřeďte se na přítomnost

Buďte duchem přítomní, když myjete nádobí, choďte pomalu, vyhraďte si na snídani celou půlhodinu a vnímejte své okolí všemi smysly. Soustřeďte se na chuť kávy, kterou pijete, nebo na teplotu vody, když se sprchujete. Vnímejte vjemy, které na vás působí, jako je pocit paprsků slunce dopadajících na vaši kůži, a tím pomůžete své mysli soustředit se na to, co je tady a teď.

7. Dýchejte pomalu a uvolněte svou mysl

Za tíhnutím k multitaskingu většinou stojí problémy s koncentrací. Meditace a dechová cvičení jsou rychlé a jednoduché metody, které mohou vylepšit vaši mentální výkonnost. Tím, že si v duchu posbíráte své myšlenky, zabráníte tomu, aby vaše mysl ubíhala nežádoucími směry. Podle nedávné studie můžete už jen díky 10 minutám meditace denně pracovat efektivněji. V rámci jiné neurovědecké studie vypracované v Trinity College v Dublinu v roce 2019 byla objevena přímá souvislost mezi jogínskými dechovými technikami a meditací a uvolňováním noradrenalinu, tedy hormonu soustředění.

Jestliže jste zvládli přečíst tento článek od začátku až do konce, aniž jste otevřeli novou záložku v prohlížeči, odpověděli na textovou zprávu nebo reagovali na otázku kolegy, pak jste na správné cestě! Pokud se vám to nepovedlo, nezoufejte. A prostě začněte znovu od začátku…

Překlad: Matěj Moravec
Foto: Thomas Decamps z Welcome to the Jungle
Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, LinkedInu nebo Instagramu a nenechte si ujít žádné novinky.