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CDD : Assistant Administration des Ventes H/F

CDI
Lyon
Salaire : Non spécifié
Télétravail fréquent

WITEKIO
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Questions et réponses sur l'offre

Le poste

Descriptif du poste

Witekio est une PME internationale dédiée au développement logiciel embarqué & IoT, partenaire de nombreux leaders mondiaux de la high-tech.

Nous sommes une équipe de plus de 180 geeks, créateurs et makers soutenue par une société-mère présente dans le classement Fortune 500, Avnet. Avec des bureaux en France, en Allemagne, au Royaume-Uni et aux États-Unis, notre équipe internationale accompagne nos clients de bout en bout dans leurs projets, avec des services d’architecture et design système, le développement et l'intégration logicielle. 

 

Contexte :

Dans le cadre d’un CDD de remplacement pour 6 mois, nous sommes à la recherche d’un assistant ADV (H/F) pour nous accompagner dans la gestion de l’administration des ventes, principalement pour nos sites de France et d’Allemagne.

Au sein d’une équipe internationale composée de 6 personnes, vous assurerez également le support pour l’Angleterre et les US.

 

Missions :

Vos missions s’articuleront autour de trois axes : l’administration des ventes, l’administration des ressources humaines et l’administration comptable.

  • Administration des ventes :

    • Créer et mettre à jour les dossiers et les données des clients ;

    • Créer et mettre à jour les projets et les contrats ;

    • Contrôler les commandes d'achat des clients sur la base des devis émis par la société ;

    • Emettre des factures et des notes de crédit en fonction de l'activité d'ingénierie et des instructions du responsable du site ;

    • Envoyer les documents de vente (factures, notes de crédit ...) aux contacts principaux des clients et au département comptable ;

    • Enregistrer les accords, les contrats clients et autres documents légaux de vente ;

    • Gérer les achats pour les contrats et la R&D (achat, enregistrement et suivi) ;

    • Gérer l'administration de la sous-traitance (création, achats, factures, entrées de contrôle) ;

    • Mettre à jour des processus administratifs sur nos outils.

 

  • Administration des ressources humaines :

    • Contrôler la soumission des feuilles de temps de tous les employés dans les délais impartis ;

    • Valider et contrôler les frais de déplacements des employés ;

    • Assurer le suivi des entrées/sorties des employés dans l'ERP ;

    • Gérer les demandes de voyages pour la France et l’Allemagne : réservations et organisation.

 

  • Gestion comptable

    • Assurer la pré comptabilité : rapprochement des créances clients fournisseurs dans l’EPR ;

    • Gérer le suivi, l'édition et l'envoi de rappels pour les comptes clients ;

    • Envoyer les extracts de l’ERP et les documents de vente et d'achat au département financier ;

    • Contrôler l'enregistrement et l'envoi des reçus et factures à la comptabilité.

 

Profil recherché :

Vous serez notre futur assistante ADV (H/F) si vous :

  • Avez une expérience d’environ 5 ans sur un poste similaire ;

  • Possédez des connaissances en administration et des vous avez des bases juridiques ;

  • Êtes très bien orginsé.e et capable de gérer plusieurs tâches en même temps ;

  • Êtes à l’aise en anglais, aussi bien à l'écrit qu'à l’oral, avec, de manière générale, de bonnes aptitudes de communication ;

  • Avez un esprit structuré et rigoureux et que vous êtes proactif.ve.

 

Processus de recrutement :

  • Un premier échange téléphonique (30min) pour apprendre à se connaitre ;

  • Un entretien managérial avec Aurore, notre Directrice Admin.

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