Witekio est une PME internationale dédiée au développement logiciel embarqué & IoT, partenaire de nombreux leaders mondiaux de la high-tech.

Nous sommes une équipe de plus de 180 geeks, créateurs et makers soutenue par une société-mère présente dans le classement Fortune 500, Avnet. Avec des bureaux en France, en Allemagne, au Royaume-Uni et aux États-Unis, notre équipe internationale accompagne nos clients de bout en bout dans leurs projets, avec des services d’architecture et design système, le développement et l'intégration logicielle. 

Contexte :

Dans le cadre d’un CDD de remplacement pour 6 mois, nous sommes à la recherche d’un assistant ADV (H/F) pour nous accompagner dans la gestion de l’administration des ventes, principalement pour nos sites de France et d’Allemagne.

Au sein d’une équipe internationale composée de 6 personnes, vous assurerez également le support pour l’Angleterre et les US.

Missions :

Vos missions s’articuleront autour de trois axes : l’administration des ventes, l’administration des ressources humaines et l’administration comptable.

• Administration des ventes :

  • Créer et mettre à jour les dossiers et les données des clients ;

  • Créer et mettre à jour les projets et les contrats ;

  • Contrôler les commandes d'achat des clients sur la base des devis émis par la société ;

  • Emettre des factures et des notes de crédit en fonction de l'activité d'ingénierie et des instructions du responsable du site ;

  • Envoyer les documents de vente (factures, notes de crédit ...) aux contacts principaux des clients et au département comptable ;

  • Enregistrer les accords, les contrats clients et autres documents légaux de vente ;

  • Gérer les achats pour les contrats et la R&D (achat, enregistrement et suivi) ;

  • Gérer l'administration de la sous-traitance (création, achats, factures, entrées de contrôle) ;

  • Mettre à jour des processus administratifs sur nos outils.

• Administration des ressources humaines :

  • Contrôler la soumission des feuilles de temps de tous les employés dans les délais impartis ;

  • Valider et contrôler les frais de déplacements des employés ;

  • Assurer le suivi des entrées/sorties des employés dans l'ERP ;

  • Gérer les demandes de voyages pour la France et l’Allemagne : réservations et organisation.

• Gestion comptable

  • Assurer la pré comptabilité : rapprochement des créances clients fournisseurs dans l’EPR ;

  • Gérer le suivi, l'édition et l'envoi de rappels pour les comptes clients ;

  • Envoyer les extracts de l’ERP et les documents de vente et d'achat au département financier ;

  • Contrôler l'enregistrement et l'envoi des reçus et factures à la comptabilité.

Profil recherché :

Vous serez notre futur assistante ADV (H/F) si vous :

• Avez une expérience d’environ 5 ans sur un poste similaire ;

• Possédez des connaissances en administration et des vous avez des bases juridiques ;

• Êtes très bien orginsé.e et capable de gérer plusieurs tâches en même temps ;

• Êtes à l’aise en anglais, aussi bien à l'écrit qu'à l’oral, avec, de manière générale, de bonnes aptitudes de communication ;

• Avez un esprit structuré et rigoureux et que vous êtes proactif.ve.

Processus de recrutement :

• Un premier échange téléphonique (30min) pour apprendre à se connaitre ;

• Un entretien managérial avec Aurore, notre Directrice Admin.