Pour accompagner notre équipe dans l’organisation des nos voyages, nous recherchons un/une Office Manager. Poste centrale dans au sein de VINTAGE RIDES, il est rattaché directement à la Direction, et en lien avec la Direction financière externalisée.

Vos missions seront les suivantes :

COMPTABILITÉ
- Saisie des factures fournisseurs dans notre logiciel Pennylane
- Paiement des fournisseurs (FR et étrangers)
- Vérifier les coûts fixes liés aux voyages avec les équipes Opérationnelles
- Extraire et aider à la consolidation des données financières avec le RAF externe
- Gérer l’administratif lié aux clients (Caution, remboursement…)
- Participer aux clôtures trimestrielles avec notre partenaire comptable
- Gérer les relations avec les partenaires (banque, comptabilité, SI…)

RH
- Paie : Collecter et saisir les données variables mensuelles
- Gestion du personnel : Assurer le suivi administratif
- Formation : mise en place et suivi des dossiers en lien avec les organismes et l’OPCO

LEGAL & VEILLE JURIDIQUE
- Assurer le suivi administratif des assurance et conformités liées au domaine du tourisme
- Assurer le suivi des évolutions réglementaires
- Faire le lien avec les partenaires juridiques (avocats, courtiers…)

OFFICE MANAGEMENT
Gérer le quotidien du bureau pour garantir un cadre de travail confortable et fluide à tous les collaborateurs
- Gestion des fournitures
- Suivre les contrats de prestation
- Faire le lien avec le propriétaire en cas de besoin
- Proposer des améliorations
- Faire le lien avec les différentes équipes en interne
- Déclaration et constitution de dossiers administratifs
- Gestion et classement du courrier

PROJETS
Participer et soutenir aux projets d’envergure de VINTAGE RIDES selon le périmètre et les possibilités en lien avec les différents acteurs internes et externes

Vous avez un Bac+2/3 et disposez de 3 à 5 ans d’expérience dans une structure similaire.

Vos hard skills :

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Google Workspace, Notions, Airtable)

• Solides bases en gestion administrative, facturation, suivi de prestataires et contrats

• Sensibilité ou expérience en services généraux / facility / logistique de bureau

• Capacité à gérer un budget et des sujets de trésorerie courante

• Anglais professionnel apprécié (écrit/oral) selon environnement

Vos soft skills :

• ultra organisé/e, capable de prioriser et de mener plusieurs sujets simultanément ;

• reconnue pour votre aisance relationnelle, votre sens du service et son écoute ;

• agile et adaptable, à l’aise dans des contextes changeants ;

• rigoureux/se, discrèt/e, fiable, avec un vrai sens de la confidentialité ;

• proactif/ve, débrouillard/e, orienté/e amélioration continue et résolution de problèmes.

📱Un entretien téléphonique avec notre partenaire RH pour faire connaissance, et prendre note des petits aspects techniques de votre candidature (votre disponibilité, votre parcours, votre motivation).

🤝 Un échange avec l’un des membres ou plusieurs de l’équipe Vintage pour répondre à toutes vos questions sur le poste, mais également pour faire connaissance, et pour vous poser nos questions sur votre parcours et vos compétences.

🧐 Une mise en situation pour confirmer la bonne compréhension des challenges du quotidien chez Vintage Rides.

📝 Des prises de références, une formalité que l’on aime toujours honorer.