Assistant(e) Administrative et Technique de Centre

Notre client, acteur majeur dans la gestion de centres commerciaux, recherche un(e) Assistant(e) Administrative et Technique de Centre.

Rattaché(e) à la Direction du centre, vous intervenez en support administratif, technique et comptable, en lien étroit avec les commerçants, les prestataires et le siège social.

Vos missions :

Budget et aide comptable :

• Participation à l’élaboration de la reddition des comptes du budget de charges et de l’association des commerçants en collaboration avec le Directeur de centre
• Saisie des contrats, bons de commande et factures sur SAP
• Pointage trimestriel des données avec les services de gestion immobilière du siège

Tenue de la comptabilité de l’association des commerçants sur QUADRATUS :

• Saisie des factures d’achat et mise en paiement
• Calcul et appel des cotisations
• Saisie comptable et recouvrement
• Saisie des tickets

Tâches administratives – Gestion immobilière :

• Préparation, rédaction et envoi des convocations aux Assemblées Générales et Conseils Syndicaux
• Suivi des plannings d’Assemblées Générales et de Conseils Syndicaux

Gestion des sinistres :

• Déclaration des sinistres auprès des assurances
• Saisie et transmission des données
• Établissement des constats

Gestion administrative courante :

• Gestion du courrier entrant et sortant
• Gestion des fournitures et consommables
• Organisation des déplacements et traitement des notes de frais
• Classement, constitution de dossiers et gestion des archives (GED)
• Suivi de dossiers divers, notamment les demandes d’ouverture dominicale des enseignes
• Rédaction et diffusion des notes d’information et courriers destinés aux commerçants

Technique et sécurité :

• Gestion des laissez-passer : brief des entreprises, enregistrement des demandes, vérification et transmission au poste de sécurité après validation de la Direction
• Gestion des N100 : envoi aux assurances et classement
• Suivi des documents réglementaires (rapports bureau de contrôle, avis de la Commission de Sécurité), diffusion aux commerçants concernés et archivage

Représentativité de la Direction :

• Accueil et assistance de la Direction du centre
• Préparation et diffusion du livret d’accueil auprès des commerçants

Association des commerçants :

• Suivi des hôtesses d’accueil et de leurs procès-verbaux
• Organisation logistique des animations commerciales
• Rédaction des comptes rendus de réunions

Cette liste de missions est non exhaustive et pourra évoluer selon les besoins de la structure.

Profil recherché :

Titulaire d’un Bac +2 minimum en comptabilité ou gestion, vous justifiez d’une première expérience, idéalement acquise dans l’univers des centres commerciaux.

Vous disposez impérativement de bonnes notions en aide comptable et êtes à l’aise avec les outils informatiques (maîtrise du Pack Office et logiciels comptables).

Rigoureux(se), organisé(e) et doté(e) d’un bon relationnel, vous savez gérer les priorités et travailler en autonomie tout en collaborant efficacement avec différents interlocuteurs.

Si vous souhaitez rejoindre une structure dynamique et occuper un poste polyvalent au cœur de la vie d’un centre commercial, nous serons ravis d’étudier votre candidature.