Vos activités & Responsabilités

• Gestion générale des bureaux (sièges et établissements secondaires) de la société occupés par les équipes et demandes liées au fonctionnement de ces bureaux

• Approvisionnement, équipement et fonctionnement général des locaux (badges, clés, imprimantes, scanners…)

• Relations avec les syndics de copropriété

• Administration des divers abonnements et services souscrits pour les bureaux (ménage, surveillance, entretien etc…)

• Aspect légaux (affichages obligatoire, sécurité, accès etc…)

• Gestion des mouvements de salariés dans logiciel dédié

• Gestion des notes de frais des salariés via logiciel dédié

• Gestion de boîtes courriels génériques (administrative, facturation, juridique)

• Gestion du courrier et des appels téléphoniques.

• Mise en signature de document sur plateforme de signatures électroniques.

• Classement et archivage des documents sous format dématérialisé sur serveur et en version papier dans les classeurs d'archives

• Gestion de fournitures du bureau et des frais de bouche.

• Gestion du parc automobile et démarches administratives afférentes

• Suivi des loyers (bureaux, centrales, terrains)

• Suivis des assurances (centrales, bureaux, véhicules).

• Calculs et suivis des loyers des centrales.

• Suivi, envois et classement des documents pour la société et ses filiales

• Gestion du parc informatique et téléphonique en support d'un service externe dédié

• Récupérer les factures clients et fournisseurs.

• Organisation des événements (séminaires, réunions)

• Intégration des factures sur logiciel dédié.

• Refacturation entre sociétés du groupe via logiciel dédié

• Facturation de la production d'électricité pour les filiales

• Facturation des prestations de gestion administrative et de maintenance.

• Mise à jour du tableau des tarifs d'achat auprès d'EDF.

• Programmation et exécution des virements sur logiciel dédié.

• Rapprochements bancaires et équilibrage des comptes via logiciel dédié.

• Suivi des cumuls générateurs concernant la production des différentes centrales.

• Suivi du cash-flow prévisionnel.

• Suivi des tableaux de trésorerie et de financements

• Une expérience réussie de 3 ans minimum sur un poste similaire.

• Une bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, logiciels de comptabilité et gestion de notes de frais, etc.).

• Un sens de la communication et du relationnel, avec une capacité à travailler en autonomie tout en étant force de proposition.

• Une bonne gestion des priorités et une aptitude à travailler dans un environnement dynamique.

• Un esprit d'équipe et un intérêt pour la vie d'entreprise et l'animation interne.

L'ensemble de nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.