Depuis 2020, Tomorro révolutionne la contractualisation collaborative, permettant à des centaines d’entreprises de gagner du temps et du contrôle sur leurs contrats. Avec nos deux bureaux : le siège à Paris et notre nouveau bureau en Allemagne, nous cherchons une personne motivée pour faire de nos espaces de travail des lieux accueillants, organisés et inspirants.

En tant qu’Office Manager, tu feras partie de l’équipe People et tu seras au cœur de la mission : assurer l’excellence opérationnelle, enrichir l’expérience employé et faire de nos bureaux des lieux où il fait bon travailler.

Chaque jour, nos équipes ont besoin d’un environnement fluide et fonctionnel pour donner le meilleur d’elles-mêmes. Ce stage de 6 mois est une superbe opportunité pour apprendre, prendre des responsabilités et évoluer rapidement : il peut se transformer en CDI si tout se passe bien.

Si tu aimes coordonner, créer des expériences mémorables et gérer des opérations multi-pays dans un environnement dynamique, ce rôle est fait pour toi.

Tes missions

1. Qualité de l’environnement de travail

• Être le point de contact principal pour tout ce qui concerne la vie des bureaux (Paris et Allemagne)

• Maintenir un environnement accueillant, fonctionnel et efficace au quotidien

• Gérer les fournitures, livraisons, snacks, prestataires, réparations, badges d’accès, salles de réunion et coordination générale des installations

• Assurer la cohérence et la qualité des standards du lieu de travail entre les bureaux

2. Événements & Culture interne

• Organiser des événements réguliers au bureau : afterworks, petits-déjeuners, célébrations…

• Gérer la préparation des offsites d’équipe et événements d’entreprise : logistique, prestataires, réservation, budget

• Collaborer avec People & Culture pour animer les rituels d’équipe, moments conviviaux et communication interne

3. Conformité et sécurité (Workplace Safety)

• Coordonner les processus obligatoires liés à la sécurité au travail

• Garantir la conformité des bureaux avec la réglementation française et allemande, en s’appuyant sur des prestataires externes si nécessaire

4. Onboarding & Support employé

• Piloter la logistique de l’onboarding (~10 nouveaux collaborateurs/mois) :

  - Préparer les kits de bienvenue et postes de travail

  - Coordonner les accès, comptes et matériels

  - Organiser la visite des bureaux et l’accueil le premier jour

• Collaborer avec People Ops pour offrir une expérience d’intégration fluide, mémorable et de qualité

5. Opérations quotidiennes & Support administratif

• Gérer le budget des bureaux

• Collaborer avec Finance et People sur factures, contrats fournisseurs et processus opérationnels

• Proposer des améliorations pour optimiser et automatiser la gestion quotidienne

Ce poste est fait pour toi si :

• Tu as un excellent sens de l’organisation et une grande attention aux détails

• Tu sais gérer plusieurs tâches en même temps sans te perdre dans les priorités

• Tu as une attitude positive, chaleureuse et serviable

• Tu communiques très bien en français et en anglais

• Tu es proactif(ve) et sais anticiper les besoins plutôt que d’attendre les demandes

• Tu sais trouver des solutions de manière autonome

• Tu t’adaptes facilement à un environnement rapide et en forte croissance

• Tu gères les urgences, les changements de dernière minute et la coordination multi-pays

Bonus

• Tu as une première expérience en gestion de bureau, workplace, événements ou fonctions administratives

• Tu maîtrises des outils comme Notion, Google Workspace, Slack, Spendesk ou des outils de réservation/inventaire

• Tu sais proposer des idées pour des rituels internes, événements ou pour améliorer l’ambiance au bureau

• Tu es sensible à la marque employeur et à l’expérience des nouveaux arrivants

1. Un appel de 30 minutes en visio avec Pauline (Business Recruiter) pour se présenter, te parler de Tomorro et voir si nos attentes respectives sont compatibles.

2. Background Interview d’1h avec Sébastien (Chief People Officer) et Marie-Alicia (HRBP) pour discuter en détail du poste, de tes expériences et de tes attentes.