Rattaché(e) à l’équipe logistique et en lien étroit avec les responsables de projet, l’assistant(e) logistique joue un rôle clé dans la coordination des opérations de montage, transport, manutention et déplacements liés aux projets. Organisé(e) et rigoureux(se), il/elle contribue au bon déroulement des projets dans le respect des délais, des coûts et des plannings, en assurant le lien avec les différents sous-traitants et partenaires.

Missions principales

Sous-traitance – Montage

·       Saisie des commandes auprès des monteurs en fonction des réservations effectuées par JM et dans le respect du planning

·       Envoi des commandes par mail aux monteurs

·       Dans un second temps, envoi des plans aux monteurs juste avant les salons

Voyages

·       Aide à la récupération des noms des personnes à faire voyager

·       Saisie des voyages des sous-traitants : train, vol, hôtel, location de voiture

·       Dans un second temps, préparation des fichiers Excel de voyage en fonction du planning

Sous-traitance – Transport et manutention

·       Demandes de prix pour la région parisienne en fonction du planning

·       Demandes de prix pour la province

·       Demandes de prix pour l’étranger

Sous-traitance – Manutention seule

·       Demandes de prix auprès de SCHENKER pour les salons au Palais des Congrès de Paris (Porte Maillot)

·       Demandes de time slots et de prestations de manutention pour les salons à l’étranger, en coordination avec les différents sous-traitants (menuisiers principalement)

Chiffrage (en support aux responsables de projet)

·       Dans un second temps, établissement des devis de transport, montage et démontage

Courses

·       Gestion des courses urgentes avec saisie sur le drive

Planning de production

·       Saisie des informations sur le planning de production à partir des données générées par Monday

·       Tenue et mise à jour du planning en fonction des projets confirmés

·       Récupération des guides techniques auprès des responsables de projet

·       Collecte des informations nécessaires à l’établissement du planning :

o   disponibilités des monteurs

o   demandes de transport et de manutention

o   fichiers Excel de voyage

·       Formation de type BTS Logistique / BTS Gestion des Transports / BTS Assistant de gestion ou équivalent

·       Une première expérience sur un poste administratif, logistique ou de coordination est un plus

·       À l’aise avec les outils informatiques (Excel, outils de planification, messagerie)

·       Capacité à travailler en interaction avec de nombreux interlocuteurs internes et externes

Compétences

·       Organisation et gestion des priorités

·       Rigueur administrative et fiabilité des données saisies

·       Sens du suivi et de la coordination logistique

·       Attention portée aux coûts, capacité à comparer des devis et à respecter les budgets

·       Bonne maîtrise d’Excel (tableaux de suivi, fichiers de voyage, plannings)

• Bonne gestion de stress

• Disponibilité

• Habilité à travailler avec plusieurs services

Qualités personnelles

·       Sens de l’organisation et méthode

·       Réactivité et capacité à gérer les urgences

·       Esprit d’équipe et bon relationnel

·       Autonomie progressive

·       Sens du service et de la satisfaction projet

Environnement de travail

Poste transverse, en lien avec les équipes projets, la production et les sous-traitants, dans un environnement dynamique nécessitant adaptabilité et fiabilité.

• 1er call avec la RH (30 min)

• Entretien avec le Directeur d’exploitation et un membre de l’équipe

• Entretien avec le DG