L’Assistant(e) Administratif(ve) accompagnera la co-Directrice Générale de Tankyou dans la gestion d’un large éventail de sujets administratifs, opérationnels et transverses, souvent stratégiques et parfois hautement confidentiels.

Vos principales missions seront les suivantes :

Office Management :

• Réception et envoi du courrier

• Commandes de fournitures 

• Scan / classement / archivage de documents

Suivi administratif douanier (carburants) :

• Mise à jour quotidienne des volumes mis à la consommation

• Vérification des données fournisseurs et dépôts pétroliers

• Archivage de documents

• Suivi des certificats de durabilité (biocarburants HVO et BioGNC) 

Suivi de la facturation carburants (négoce) :

• Vérification des factures fournisseurs

• Suivi des bons de livraison

• Vérification de la facturation clients

• Communication avec clients et fournisseurs (relance, infos etc.)

Support administratif RH :

• Gestion administrative des onboardings / offboardings (mutuelle, badge, médecine du travail,…)

• Suivi des notes de frais, acomptes etc.

• Préparation de documents RH : soldes de tout compte etc.

Support direct à la co-Directrice Générale :

• Préparation de virements

• Suivi de dossiers

• Appels, prises d’informations et de rendez-vous

• Support ponctuel aux commandes de carburants en dépôts et aux ventes clients en négoce

• Missions ad-hoc selon les besoins

Ces missions sont non exhaustives et pourront être amenées à évoluer et à être élargies dans le temps.

Compétences attendues :

• Très bonne expression écrite et orthographe irréprochable

• Maîtrise de la suite Office (Excel, Outlook, Word)

Qualités personnelles :

• Rigueur

• Autonomie

• Sens de l’organisation

• Capacité à jongler entre différents types de tâches au quotidien

• Adaptabilité, débrouillardise

• Exécution rapide et fiable

• Envie de grandir dans un environnement exigeant et bienveillant

Avantages et Rémunération :

• Salaire fixe : selon profil

Avantages :

• CSE

• Mutuelle

• Remboursement des transports à 50% et/ou Forfait Mobilité Durable

• Télétravail partiel possible

Toutes nos offres sont ouvertes aux personnes en situation de handicap, des aménagements peuvent être mis en place.

Process de recrutement :

• 1er tour : appel téléphonique avec Marine, notre recruteuse (15min)

• 2ème tour : entretien en visio avec Anne-Laure (co-Directrice Générale) (15 à 30min)

• 3ème tour : cas pratique à distance (1h)

• 4ème tour : entretien final en présentiel avec Edouard et Anne-Laure (co Directeurs Généraux) (1h)

• Avant validation finale, prise de référence