Offre d’emploi – Assistant / Assistante de Direction (H/F)

Présentation du poste

Rattaché(e) au Directeur général de Set by Setec, l’Assistant(e) de Direction joue un rôle central dans la gestion administrative, commerciale et financière de l’entreprise. Véritable interface entre la direction, les équipes opérationnelles et les fonctions support du groupe, vous contribuez à la fluidité des processus et à la qualité de l’information.

Vos missions

1. Responsabilités administratives

• Organiser et coordonner certaines réunions d’équipe (logistique, convocations, comptes rendus).

• Gérer le courrier de l’entreprise et les appels entrants.

• Veiller au bon fonctionnement des espaces de travail et des ressources (fournitures, consommables, abonnements, contrats de maintenance).

• Organiser les déplacements de l’équipe selon les processus du groupe.

• Organiser, en lien avec la direction, des événements professionnels (séminaires, journées d’équipe, invitations clients).

2. Gestion administrative et financière – facturation

• Émettre les factures clients en lien avec les équipes opérationnelles et les processus internes.

• Assurer le suivi des factures émises : contrôle, envoi, mise à jour des tableaux de facturation.

• Suivre les règlements clients, identifier les retards de paiement et effectuer les relances.

• Gérer les éventuels litiges de facturation en lien avec les équipes concernées.

• Assurer l’interface avec les services comptabilité et facturation du groupe.

• Mettre à jour et fiabiliser les outils de suivi financier internes (Gvalue, Esker, Choruspro).

3. Appui commercial et propositions commerciales

• Contribuer à la veille commerciale (alertes délais, suivi clients, relances, préparation des réunions commerciales).

• Piloter le volet administratif de la prospection et de la production d’offres.

• Assurer la fiabilité et l’actualisation par les équipes des données clients et opportunités commerciales dans le CRM.

• Veiller au respect des procédures qualité sur les projets et offres commerciales (fiches références, CV, certificats, mise à jour des extranets, registre partenaires et sous-traitants).

4. Communication et marketing

• Mettre à jour le site internet de l’entreprise (contenus, actualités, références projets).

• Publier et relayer les actualités de l’entreprise sur les réseaux sociaux professionnels (LinkedIn notamment).

• Mettre en ligne les publications, articles, références et supports de communication.

• Contribuer à la cohérence et à l’actualisation des supports de communication commerciale (présentations, plaquettes, références).

• Travailler en lien avec la direction et, le cas échéant, les équipes communication/marketing du groupe.

5. Responsabilités opérationnelles

• Gérer les relations administratives avec les clients et partenaires (bons de commande, contrats, facturation, règlements).

• Assurer le classement, l’archivage et la traçabilité des documents et échanges.

• Maîtriser les outils internes de gestion, de suivi qualité et de pilotage (Esker, Gvalue, Gref, GCV).

Profil recherché

• Formation Bac +2 (assistanat, gestion, administration).

• Minimum 5 ans d’expérience sur un poste similaire, de préférence au sein d’un cabinet de conseil, d’un bureau d’études ou d’un éditeur de logiciel  

• Bonne compréhension des processus de facturation et de suivi financier.

• Aisance avec les outils digitaux (CRM, outils de gestion, réseaux sociaux).

• Excellentes capacités d’organisation, de rigueur et de priorisation.

• Qualités rédactionnelles et relationnelles, dans l’idéal des compétences et un intérêt pour le marketing et la communication

• Esprit d’équipe.